貴社のTV会議システムは効果を最大限に発揮できていますか?

Web会議、TV会議があるだけでは現場が見えない、経営者の声が届かないという状況に陥りがち。システムを最大限に活用しコミュニケーションギャップを解消、拠点の状況をよく見えるように改善した事例をご紹介します。

1.多拠点で事業を行う企業G社が抱えていた課題

日本全国、アジア地域に事業拠点を持つG社は、多拠点のコミュニケーション促進を目的に、以前からTV会議システムを利用していたが以下の課題を抱えていた。

■TV会議できる拠点が限定され、同時接続数も限られていたため、全社を一同に集めることはできず全社を接続してのイベント(全社朝礼等)には使用できなかった。

■TV会議は台数やセットアップに時間がかかること、また操作方法を全社員が理解しておらず、日常的にはメールや電話、テレカンファレンスが多用されていた。結果として、十分な意思疎通ができているとは言えない状況に陥っていた。

■他事業所の勤務状況は、グループウエアの在籍表でしか把握できず実態が見えなかった。

■本社以外の地域、およびアジアでのビジネス加速のため、離れた拠点間でコミュニケーションを活性化して1つのチームとして活動できるようにする必要性があった。

2.課題解決に向けての検討

経営者から上記課題の改善指示を受けたマネージャーは以下について考察。

■重要事項を議論して決定、運用していくには互いに顔を見ながら話す場が必須だったが、出張による多大な移動時間と金銭的コストは削減したい。

■Web会議、TV会議は利用できそうだが、詳しい担当者がいないと操作できない、回線切れ対応などの問題発生が考えられるため対策が必要。また、都度接続呼び出して参加するという手間も減らしたい。

検討のポイント

■離れた場所でも目の前で会話しているのと同様にスムーズなやりとりができるか
⇒日常の拠点間のコミュニケーション円滑化(表情が見える)
⇒映像品質、音声品質、タイムラグについての検証

■回線切断や機器故障が頻発したりしない安定性、信頼性があるか
⇒導入実績やネットワーク、機器に関するサポート体制、運用ノウハウの有無の検証

■全拠点を常時接続した状態から、個別の2拠点接続への接続切替えが素早くできるか
また、同時に個別のTV会議も行えるか
⇒切り替え機能の有無、操作性、最大接続数や同時会議数の検証

■誰でも使いやすい操作性、メンテナンスの簡易性、セキュリティ確保ができているか
⇒接続端末の多様性、設定の容易さや安定性、セキュリティについての検証

3.課題を解決したガルフネットの多拠点常時接続型TV会議システム

検討の結果、ガルフネットの提唱するTV会議システムを導入。

ガルフネットが提供するTV会議ソリューションの特長

■1画面20分割表示など多拠点との接続が可能
■高画質でまるで同じフロアにいる感覚でコミュニケーションができる
■安定性、信頼性、高機能、高品質な機器の提供
■独自開発したシステムで手軽に使用できる操作性を実現
■多拠点常時接続しながらでも、個別会議接続への切り替えが瞬時にできる
■開発した自社でも使用されており運用ノウハウが豊富
■環境に合わせミニマムからハイスペックまで最適な構成設計ができる
■ネットワークトラブルにも強い

導入後の状況

■毎朝出社後、全拠点の常時接続TVおよび会議システムを起動し全拠点を常時接続。
■操作方法マニュアル、教育動画を作成し新入社員、中途入社社員でも使用できる体制に。
■常時接続から個別会議への切り替えがスムーズになり、各拠点に社長から日常的に直接語りかける機会が増え社員のモチベーション向上に。
■離れた拠点の状況がよくわかるようになり、相互コミュニケーションも活発化。
■故障や障害があった場合も専用コールセンターがサポートで安心。

上記事例記載のTV会議システム詳細については、以下を御覧ください。
ガルフネットのテレビ会議ソリューション

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