テレワーク導入のための就業規則の修正ポイント
コロナウィルス対策により、小売・飲食業界でテレワークを導入する企業が増加しています。この記事では、小売・飲食企業がテレワークを導入する際に必要となる就業規則の変更や修正ポイントについて解説します。
新型コロナウイルスの感染拡大でテレワークが急拡大
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークが急速に増加しています。これまでは小売や飲食企業では店舗運営が優先され、本社でのテレワーク導入は進んでいませんでした。
しかし、2020年4月7日に政府から発令された「緊急事態宣言」により、外出自粛の要請が強まり、これまでの流れが大きく変わりました。また、感染症対策だけでなく、地震や洪水などの災害時の事業継続計画（BCP）の観点からも、テレワーク導入は多大なメリットがあるため、今後さらなる拡大が見込まれます。
このコラムでは、小売や飲食企業がテレワークを導入する際に注意すべき、就業規則の修正ポイントをお伝えします。
※テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことを指します。例えば、インターネットなどのICTを利用して、通常の勤務場所から離れて自宅で仕事を行います。テレワークの「テレ」は離れたところでという意味があります。（参考：厚生労働省 テレワークモデル就業規則作成の手引き）
就業規則の修正が必要となる理由
労働時間制度や労働条件が同じであれば、通常勤務とテレワーク勤務を区別せずに、既存の就業規則のままでテレワークを行えます。
ただし、テレワーク勤務では通常勤務では発生しない経費負担などの問題が生じる場合があります。その際には、既存の就業規則を修正する必要があります。また、テレワーク勤務の導入に際しては、例えば、フレックスタイム制を採用したい場合には、就業規則にその規定がない場合も修正が必要です。
一般的に、テレワーク勤務を導入する場合は、以下の項目を就業規則に定める必要があります。
- テレワーク勤務の指示に関する規定
- テレワーク勤務の労働時間に関する規定（例：出勤時間、休憩時間）
- 通信費などの経費負担に関する規定
なお、就業規則を修正する際には、従業員代表の意見書を添付し、所轄の労働基準監督に提出し、従業員に周知する必要があります。
（参考：厚生労働省 テレワークモデル就業規則作成の手引き）
具体的な修正ポイント
就業規則の改正点として、出張時と同様の事業場外労働として「勤務時間が算定しがたいときは所定労働時間を勤務したものとみなす」ことを盛り込むことで、テレワークを行えるようになります。テレワーク期間中の勤務条件を明確にすることで、より具体的な指針が定められます。これにより、社員は円滑なテレワークができるようになり、労働環境が改善されます。
会社が認めた者については、会社が認めた期間および場所でテレワークを認めることがあります。テレワーク期間中の勤務条件は以下の通りです。
- 勤務時間は、特別な会社からの指示や本人からの申し出が無い限り、所定労働時間で業務を終了し、休憩時間を取得したものとみなします。
- 勤務日および休日は、○○条に定めるとおりとします。
- 時間外勤務や休日出勤を行う際は、事前に所属長の許可を得ることが必要です。
- 会社が求めた場合には、業務の開始・終了を電子メール・電話もしくは会社の指定した方法で所属長に報告することが必要です。
- テレワークを行う者は、テレワーク中は業務に専念し、個人情報の漏洩や営業秘密の漏洩を起こさないように常に注意を払うことが求められます。
- テレワークを行った者は、賃金の締め日終了後、迅速に出勤状況を会社に報告する必要があります。
- 事故・トラブルおよび予期せぬ事態が発生した場合には、直ちに会社に報告することが義務付けられます。
- 在宅勤務に必要なパソコン等の情報機器は、会社が貸与したものを使用してください。
- モデム等の通信機器や通信回線使用料、電気料金等は原則として本人の負担となります。
このように就業規則に記載し、勤怠システムへの勤務時間・休憩時間等の記録方法を定めます。
その他の留意点
テレワークがそもそも業務の性質上できない現場（店舗）の従業員は、自宅待機となります。この自宅待機中には、従業員に対して6割以上の休業手当が支給されます。年次有給休暇の取得については、会社側からの強制は行われませんが、従業員本人が選択して利用できます。テレワークが難しい現場の従業員にも、公正な休業手当が提供されることで、労働環境の公平性を確保し、従業員の健康と福祉を支援します。
