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労基は突然やってくる!現場で起きていた事件とは?!

労基は突然やってくる!現場で起きていた事件とは?!

ある日突然やってくる労働基準監督署。全く問題ないと思っていた人事部の認識とは裏腹に現場で行われていた勤怠不正の実態とは?実際に人事部から聞いた現場の実態に迫る。

現場で起きた事件の数々

本社人事部の思惑をよそに、現場では本来の就業規則や労働基準法のルールのギリギリをついたグレーゾーンの対応、若しくは完全にレッドカードとなる勤務が行われていた。人手不足で客数も減っていく過酷な現場で、どんな勤怠に関する事件が起きていたのか。

ケース1. 人手不足でも店舗は回る?本部も見抜けなかった店舗の実態とは?

飲食店にとって人件費とは悩みの種である。人件費、食材仕入は店舗のコストの2/3を占めるものであり、人件費のコントロールは店舗の利益・成績が大きく変わる要素なのだから、サービス品質を下げないレベルでできるだけ削りたいのが本音である。しかし、そんな店舗の人件費を逆手に取る店長もいるのだから驚きである。
 A店舗では非常によく働くパートのHさんが働いていた。毎年働きすぎて103万円の壁を強く意識しており、店長も年末が近くなるにつれてシフトを調整するなど給与額をコントロールする働き方が続いた。しかし昨今の人手不足の中、店員はどんどん減り、自然と店舗業務を回すのが辛くなっていた。なかなか採用も厳しい中で店長がとった手段は、このHさんにもっと働いてもらうことだった。具体的にはHさんとは別のXさんという架空人物を登録し、Xさんでシフトを引き働いていることにした。こうすることで、実際はHさんが2人分のシフトを働いているのだが、本部には2人で働いているように見せて、給与は2人分の労働時間分をHさんに払っていた。架空従業員で架空の履歴書まで作ったのだからこの時点で問題なのだが、実際に働いている人がいる分まだこの時点ではマシであった。
 そのうち、店長はこの技をさらに悪用するようになった。具体的にはYさん、Zさんという架空人物を作り、シフトを組み、実際は 誰も働いていないのだが、店長が3人分打刻を行い、給与を全て店長が独り占めしていた。当然実際に従業員は足りないので、店舗のサービスレベルは落ちているのだが、本部から見ると人が足りて回っているように見えた。だが、このような不正が長く続くわけはなく、突然訪問してきた労働基準監督署に写真のない履歴書と勤務実態から嘘が看破され、御用となった。

【解決策】

従業員の雇用契約登録の際に本部での承認を必須とした。また、現場で必要となる書類が全て揃っていないと登録できないような仕組みを作り、各従業員の登録を不可とした。登録時には最後に本人確認の為の「静脈登録」を行うことで、本人特定できる仕組みを作り、架空従業員が登録できないようにチェックした。運用上では、システムとは別に本部側でも書類チェックなどの業務を強化する必要もある。

人手不足でも店舗は回る?本部も見抜けなかった店舗の実態とは?

ケース2.人事部が見つけてしまった驚くべき実態。現場でまかり通っていた労基違反にならない工夫!

労働基準法は非常に厳しい。特に外国籍労働者や未成年者など、一般の従業員と待遇が異なる者にはそれなりのルールがある。未成年者であれば残業・深夜労働禁止、留学生であれば週28時間以上の労働は禁止されている。人手不足のこのご時世では年齢や国籍関係なく人を採用しなければならない実態があり、未成年者や外国籍労働者も多くの店舗で働いている。
 毎月人事部では勤怠の締めのタイミングなどに、未成年者で深夜・残業勤務者はいないか?留学生が働きすぎていないか?を必ずチェックしている。仮に未成年者を働かせてしまった場合、その実態を知った親御様よりクレームが入り、人事部が家まで謝りに行ったとか、労働基準監督署から強く指導が入ったとか非常に神経を遣う問題となってしまう。その為店長にはシフトを早めに切り上げられるようにすること、毎日労働時間をチェックすることなどの指導を人事部が行っている。一昔前では、時間ギリギリまで働かせて帰らせるのが常であったが、もはやそういう働き方では通用しないのである。
 ある飲食会社で、未成年者・外国籍労働者の残業が毎月ゼロでコントロールするようにチェックしている人事部がいた。人手不足の時代に繁忙期でも通常時でも残業ゼロなのは各店長の優秀なスキルの為だろうと人事部は思っていた。人事部からすると、残業が1回でも発生しただけで法令違反なので敏感に毎月チェックをしていた。しかしある時、人事のBさんは気づいた。いくら店長が優秀とはいえ、何年も全店で残業が発生しないのはおかしいのではないか、と。おそるおそる訂正履歴を見てみると、案の定、未成年者は全員綺麗に深夜・残業時間がゼロになるように勤怠訂正が行われていたのである。留学生も同様に28時間以内に収まる様に修正されていた。まるで毎月その数字をゼロにする訂正が勤怠締めの作業かのように、しかも全店の全店長が訂正を繰り返していた。流石に放置できず、労基に見つかる前に人事が店舗への指導を強く行ったのは言うまでもない。しかし、このような実態が上場会社で当たり前に行われていたのである。

【解決策】

数分単位の勤怠訂正はできないように制御を行った。また、勤怠訂正についてもSVや本部の上職者が承認しないと給与計算に繋がらないようにした為、細かな訂正ができなくなっただけでなく、不正な訂正を故意に行っても本部側で気づけるようにした。また、未成年者は勤務アラートとして深夜・残業勤務ができないようにシフト・勤怠登録の制御を行い、留学生については週28時間のうち、その週に働ける時間が残り10時間以下になると、店長と本人に「あと8時間働けます」というような労働時間のカウントダウンアラームを表示し、意識させることにした。また、本部側でも毎月チェックする為の機能を強化し、不正な修正が行われないようにしている。

人事部が見つけてしまった驚くべき実態。現場でまかり通っていた労基違反にならない工夫

ケース3.仮眠時間は休憩時間?現場で横行していた泊り勤務の実情とは?

現場の労働は過酷である。店長は早朝から仕込みを行い、ランチを切り盛りして、午後に店内で仮眠後に夜また勤務・・という勤務の実態があるのは否めない。人手不足でアルバイトも見つからない昨今では、ますます店長の負担が重くなっているのは間違いない。働き方改革だなんだと長時間労働や勤務間インターバル改善の動きはあるが、現実問題としてはそんな簡単に法律だけで現場の働き方を変えることはできないのが実情である。これは飲食だけでなく、小売・ビル管理・製造業・・・とどの業種も共通の問題である。
 ビル管理A社では管理している建物に対し夜間は宿直勤務として人を仮眠して待機させていたので、仮眠時間は働いていない時間、つまり休憩時間と判断し給与を与えず、泊り手当を別途支給していた。そして仮眠時間中に勤務が発生した場合のみ、深夜及び時間外時間の手当を支給としていたが、従業員より仮眠時間全部に対して時間外及び深夜時間の手当支払いの訴えがあった。判決の結果、労働時間とは労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間をいい、実作業に従事していない仮眠時間が労基法上の労働時間に該当するか否かは、労働者が不活動仮眠時間において使用者の指揮命令下に置かれていたものと評価することができるか否かにより客観的に定まるものとされた。つまり、仮眠時間は労働時間と判断され、企業に対し支払い命令が下った。
 労働時間とは一般的に何をしている時間を指すのかというと、純粋に業務に働いている時間だけではない。何もせずにいるだけでも、拘束時間とみなされ労働時間とされる。例えば監視業務、点検業務などその現場に待機し、何かを待っている待機時間も労働時間である。そして宿直勤務などで仮眠している時間であっても、何かあれば起きて作業をする場合は拘束時間とみなされたのである。この問題は有名ではあるが、未だに仮眠時間は休憩時間だと考えている企業は多く、知っておいた方が良い知識である。

【解決策】

仮眠時間のような長時間の休憩は登録できないようにし、仮眠時間という勤務で労働時間に計上するようにした。また、夜間の残業時間は個別に申請・承認できる仕組みを作り、仮眠時間とは別に手当が計上される仕組みとした。本部では現場の実態と勤怠データに乖離がないかチェックできるようにチェック機能を強化した。

仮眠時間は休憩時間?現場で横行していた泊り勤務の実情とは?

ケース4.システムで時間通りに正しく打刻してるのに違法?労基が考える勤怠の実態とは?

昔、勤怠は紙のタイムカードをガチャンと押すことで勤務時間を確定させていた。不正に厳しい会社だと他の人のタイムカードには指一本触れてはいけないとか、様々なルールのもとでタイムカードをガチャンとするのは昭和のサラリーマンの常識であった。しかし21世紀の現在、労務環境はどんどん厳しく細かくなり、もはやタイムカードを打刻するだけでは違法と言われる始末である。時間通りに打刻しているのに何が違法なのか。今回はそんな問題である。
 飲食店Cは有名な一部上場企業のチェーン店舗である。勤怠・会計・POS、全てシステム化し、当然労基チェックや勤怠チェック、正しい勤怠打刻を行うシステムも導入されている。従業員は全員システム通りに正しく打刻をしているのに労基より店舗・本部へ指導が入ってしまった。いったいシステム時刻通りの打刻の何が問題だったのか。
 飲食店Cでは働く前にユニフォームを着替えてから打刻をしていた。また、休憩所と呼ばれる着替える場所と、実際の勤務場所は離れており、そこまで7分歩かないと打刻ができなかった。この更衣時間・移動時間分の勤務が拘束時間とみなされ、従業員への労働時間としての給与の支給がされていないと指導が入ったのである。システムがどんなに正しくても、準備時間・移動時間も含めた拘束時間は労働時間であり、着替える前に打刻をしないと正しい勤務開始とはみなされなかった。
 また、本部に対しても強く指導が入った。本部はユニフォームへの着替え・移動などはない。出社してパソコンの電源をオンにすればすぐに勤務開始となる就業場所である。ここで起きていたのは、システムへの打刻と実際の勤務時間の乖離である。勤怠システム上の時間だけでなく、各従業員のパソコンの電源ON・OFF時間をパソコン内のイベントビューアよりチェックされ、勤怠システムの時間との乖離時間分の勤怠について強く指導を受けた。PCの起動時間=労働時間と判断されたのである。
 このように最近ではタイムカードを正しく取ることが正しい勤怠ではなく、必要な時間を追加し正しく補正した結果を残す事が正しい勤怠であると労基は考えている。その為、シフト時間を前倒ししたり、システム警告を追加したり、PC起動時間と勤怠システム時間との差をチェックするソフトなどが出始めている。時代と共に変わる労働時間の解釈、企業では時代に合った労働時間のチェックや給与支払い対応の為に、システムをバージョンアップし続けねばならない。

【解決策】

シフトで設定した時間とは別に、勤怠の前後15分の時間を勤怠準備時間として自動計上できる仕組みを作った。この準備時間はSCやビルの形状に応じて、5分~15分の間で変更できるようにした。また、PCの電源ON・OFF時間のログを資産管理ソフトで吸い上げ、勤怠データとの大きな乖離がないかをチェックする運用を開始した。勤務をしていなくても、オフィスや店舗でPCに電源を入れているだけで働いている=拘束時間と判断される為、無駄に会社に早く来ないこと、遅くまで残らないことなど、人事より業務通達などで働き方を変える運動も行った。

システムで時間通りに正しく打刻してるのに違法?労基が考える勤怠の実態とは?

これらの問題はガルフネット勤怠システムで解決できます!

このように、現場で勝手に行う様々な不正を防ぐ仕組みがガルフネット勤怠システムにはあります。過去25年間、20,000店舗を超える現場の様々な問題をガルフネットは解決してきました。多くの企業では企業文化や業種に応じて様々な問題があります。これらを解決してきたノウハウこそがガルフネットの強みです。今やブラック企業問題は社会問題となり、コンプライアンス遵守が当たり前の世の中ですが、勤怠システムを見直し、御社の業務改革をしてみませんか。

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