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勤怠システムの導入で、現場と人事部の業務効率化を実現

勤怠システムの導入で、現場と人事部の業務効率化を実現

ファシリティマネジメントA社の人事部は業務過多により本来行うべき重要な業務に手が付けられない状況だった。
そんなA社が勤怠システムを導入し、本社と現場業務の効率化と労働時間の見える化を実現した事例をご紹介。

システム導入背景

ファシリティマネジメント企業のA社は今後のビジネス拡大を図るため、社員採用の拡大や評価制度の整備等の人事課題の対応が急務となっていた。しかし現行勤怠システムの機能不足により、人事部の社員が勤怠データの修正や報告資料の作成に手間が掛かっており、上記の課題対応が遅々として進まない状況となっていた。

具体的にはこのような課題が発生していた。

(1) 労務状況の可視化

当時は某大手広告代理店の過労死事件が発生した直後で、長時間労働が社会問題となっていた。上記背景の中、A社は従業員の労働時間の把握と長時間労働の是正を進めるため、経営層から人事部に対して、週次で社員の労務状況の報告を求めていた。
しかし、当時は労務関連のデータが複数のシステムや報告書類に散在していたため、データの抽出や集計に時間が掛かり迅速に労務状況を把握することが困難であった。

(2) 本社、現場業務の効率化

現行の勤怠システムは導入後10年以上経過しており機能が陳腐化していたが、A社は機能不足を現場運用でカバーしており非効率な業務が散在していた。
具体的には

  • 現場スタッフはシステムへの出退勤の登録をしておらず、勤怠訂正が発生した場合は現場管理者が修正データを本社へFAXし人事担当者がシステムに入力していた。A社は常時1,000名を超えるスタッフが現場で働いており、毎日、数十名の勤怠訂正が発生し現場と人事部の双方に多大な業務負荷が掛かっていた。
  • 勤怠データの集計を月次で行っているため、月の途中で各スタッフの労働時間や残業時間のチェックが出来ておらず、コンプライアンス上のリスクが発生していた。
  • 雇用契約書を現場と本社の双方で管理しており、コピーの印刷や保管場所の確保が手間となっていた。

(3) システム導入時のユーザ負担が少ないベンダー選び

また新勤怠システム導入に向けて「A社情報システム部のリソース不足」も大きな課題となっていた。当時、A社では基幹システム刷新のPJTが稼働したばかりで、同プロジェクトに多数の情シス社員をアサインしていた。そのため、新勤怠システム導入の推進に向けて情報システム部の人員確保が厳しい状況であった。

A社はこれらの課題解決の手段として「Gulf-CSM勤怠システム」の採用を決定した。

システム導入効果

「Gulf-CSM勤怠システム」の導入によりA社は以下の課題解決を図った。

(1) 労務状況の可視化

「Gulf-CSM勤怠システム」は専用クラウドで運用されているので、本社や管理ビルの労働時間や残業時間をリアルタイムに集計され、システム画面や管理帳票への表示が可能となった。
そのためA社の上層部や管理者が適宜、各社員の労働時間を把握できるようになり、長時間労働の抑制を図れるようになった。

(2) 本社、現場業務の効率化

  • 勤怠登録・訂正業務を大幅に効率化
    「Gulf-CSM勤怠システム」の導入に伴い、A社は出勤・退勤時の打刻を同システムで行う運用に変更した。専用の静脈認証機に各スタッフが登録した指を「置くだけ」で簡単に打刻が出来るようになった。また勤怠訂正の依頼や管理者の承認をシステム上で完結できるようになり、現場スタッフや人事部の業務が大幅に効率化された。
  • 労務状況をリアルタイムに把握
    「Gulf-CSM勤怠システム」は登録された勤怠データがリアルタイムにシステムに反映されるため、現場マネージャーや人事部は各現場の勤怠状況をリアルタイムに把握することが出来るようになった。
  • 雇用契約書のペーパーレス化
    「Gulf-CSM勤怠システム」は雇用契約書の作成・保存・契約更新等の管理機能を標準装備しており、人事部や現場マネージャーの契約書類の管理業務が大幅に効率化された。

(3) 新システムの設計・製造から導入・運用までをガルフネットが一括サポート

システム導入に向けてはガルフネットがA社向けの専門チームを組織し、要件定義、システム設計、構築、教育、導入、運用フォローまでを一括でサポート。本来はA社情報システム部が行う予定であった、現場スタッフへの「システム運用教育」や、各現場からの「問合せ対応」をガルフネット担当者が対応することで、A社情報システム部のリソース不足を補いながら、円滑なシステム入替を実現した。

このようにA社はGulf-CSM勤怠システムの採用により、労務、人事に関連する様々な課題解決を図ったのである。

システム導入効果

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