インタビュー
御社の事業内容や特徴をご紹介ください。
当社は、食品の製造および販売、中華料理店の経営を行っております、株式会社ぎょうざの満洲と申します。埼玉県内に50店舗、東京都内に35店舗、神奈川県内に1店舗、群馬県内に6店舗、大阪府内に8店舗、兵庫県内に2店舗の計102店舗を出店しています。従業員数は約2,300名となっており、このうち約500名が社員で、残る約1,800名がクルー（パート・アルバイト）さんになります。また、仕入れ・製造・流通・調理・販売まですべて自社で行っております。
導入いただいたサービスですが、どのような経緯で検討に至ったか教えてください。また、当時どのような課題を抱えておられたのでしょうか？
これまで当社では、勤怠管理は他社製のシステムを利用し、シフト管理は紙のシフト表で行ってきたのですが、その勤怠管理システムがシフト連携できる形式にはなっていなかったので、両者の連携が叶う新たなサービスを…と探し始めました。
課題としては、本部での正確な勤務状況の把握がありました。弊社では、基本的にすべての従業員が週休2日制なのですが、どうしても上手くシフトが組めないケースというのは出てきますし、何らかの事情で当初のシフトから変更が生じるケースもあります。その際、店舗から本部に逐一報告ができるかというと、それはなかなか難しいので、本部では実態を把握しきれていない部分がありました。そこで、勤怠管理とシフト管理を連携することで、正確にリアルタイムで状況を把握し、労働環境をより適正にしていきたいと考えていました。
また、作業の効率化やコスト削減、SDGsへの貢献のためのペーパーレス化も課題のひとつでした。シフトに関わる一連の作業をシステム化することで、作成する側の店舗責任者も、確認する側のスタッフもネット上で作業が済むことになれば、今後、積極的に取り組みたいペーパーレス化の第一歩になる、という期待感も持っていました。
サービスを検討するにあたっての選定基準や、導入に至った決め手を教えてください。
最初は、取引のある業者さんに、候補として数社を紹介してもらったのですが、実際にその企業の方から詳細を聞いてみると、シフト管理にウエイトが偏っているように感じるケースもあり、不安や疑問につながっていきました。そんな中ガルフネットさんは、まず勤怠管理システムの機能が優れていて、だからこそシフトと勤怠の連携もしっかり出来る。そこに魅力を感じました。
加えて、導入したサービスをいかに現場で機能させるか、そのための手段提案や対策の実施など、サポートがしっかりしている点も大きな安心材料でした。システムを売って終わりではなく、どうすればスムーズな導入ができるか、運用が回るか、そこまでトータルで支援してくださった点に感謝しています。
サービスの導入にあたり、苦労したことはありますか？
もともと、紙のシフト表を使った運用に対して大きな困り事がなかったことや、普段から店舗でパソコンを使う機会が少なく、操作に慣れていないということもあり、システムの導入が決まった時点で、多くの店舗から「できない」という否定的な声が上がりました。そのため、その後の店舗責任者への教育と浸透化には苦心しました。
それでも、ガルフネットさんから研修会のご提案をいただき、実際に何度か機会を設けてもらい、社内でもフォロー体制を整えることで、出来るだけ理解と納得が進むよう対策を講じました。過程は決してスムーズではありませんでしたが、3ヶ月後、半年後と、どんどん慣れてきて今はほぼ問題なく運用できている状況です。当社では、月末に各エリアの店舗責任者が一堂に集まる店長会議があり、その際に各店舗の状況も見ながらシフト運用を行うのですが、操作をマスターした店長が、まだ慣れていない店長にやり方を共有するといった協力体制が取れるので、その成果もあってか、かなり成長しました。
サービスの導入で、本部と店舗にはどのような効果がありましたか？それぞれ、どんな声が上がっているかもお聞かせください。
（本部）
勤怠管理システムに、毎日の勤怠状況がリアルタイムに反映されるので、確認がすぐできるようになりました。目的のひとつだった勤務、シフトの正確な把握に確実につながっています。
また、システムの登録情報を他のシステムに連携したり、別の用途に活用したりできるのも非常に助かっています。例えば、給与管理がそのひとつなのですが、連携によって作業効率が格段に上がり、時間の短縮化が実現しています。その他、勤続年数など特定の項目で分けたリストが必要な場合にも、システムの登録情報を活用するとすぐに作成ができるので、さまざまな人事業務で役立っています。
（店舗）
店舗にとっては、クルー向けのシフトアプリによる効果がいちばん大きいと思います。それまでは、各自が勤務希望を紙で提出するフローだったので、提出漏れがあったりもしたのですが、それがなくなりました。店長は、クルー全員の勤務希望が出揃ってからシフト作業に取り掛かるので、提出漏れがあると着手のタイミングが後ろ倒しになりやすく、月末末日にようやく次月のシフト表が完成する…という店舗も多かったのですが、それが末日の3日前、5日前とスピードアップしています。クルーさんからは「紙よりも提出がしやすくなった」「自分のシフトがスマホで確認できて便利」「自分の予定が組みやすくなった」という声をもらっています。
あと勤怠管理システムに関しては、認証方法が静脈から顔に変わって、認証のスムーズさやスピード感がアップしました。静脈の場合、冬場の寒い時期だとうまく認証されないこともあって、クルーの出退勤の時間が重なると行列で順番を待つケースもあったのですが、顔認証はとてもスムーズで、マスクをしたままでも認証できるので本当に早いです。静脈認証用の対策として、 冬用の静脈をあらためて登録し直すということを行っていたので、その大変さもなくなりました。しかも今のシステムに変わって、それまで本部でしかできなかった登録情報の更新が店舗でも可能になり、そこも非常に手軽です。
サービスを導入してみて気づいたこと、想定外だった事柄はありますか？
本部で想定外だったのは、システムの登録情報に社員やクルーの細かい情報を入力できること、その入力情報を別のシステムに読み込ませられることでした。このおかげで、もともと想定していなかった業務まで効率的に作業できています。
店舗では、シフト管理システムによって各店のクルーの余剰と不足が把握できることでしょうか。もともとそこはあまり意識してなかったのですが、システムを利用する店長は、他店舗の状況も見られるので、「この店舗は人数が足りてないよね、なんとかしないとね」と、店長間での問題意識の共有や、ヘルプ勤務の対策が進むようになりました。
最後に今後の展望などがあれば教えてください。
SDGS への取り組み強化として、ペーパーレス化の推進を考えています。現在、ガルフネットさんに支援いただき、雇用契約関連の書類をペーパーレス化するソリューションの導入を進めているところです。さらに、それらの取り組みを現場に浸透させるため、ITリーダーの育成にも力を入れたいと考えています。もともと、POSレジや自動発注システム、タッチパネルオーダーなど、時代の変化に合わせて比較的早くオートメーション化、IoT化を進めてきた経緯がありますので、今後も積極的に店舗DX化を計っていきたいと思います。ガルフネットさんにはそのための提案、支援を大いに期待しています。
