勤怠管理システムは、全ての従業員が利用するので「わかりやすさ」が最重要事項です。「Gulf CSM」は使いやすく、スムーズに導入できました。

株式会社天満屋 様

業種:

利用サービス:

株式会社天満屋

百貨店事業

「働きやすい雇用環境を実現化するシステム」の構築

中国地方を中心に百貨店を展開されている株式会社天満屋様は、次世代育成支援対策推進法の趣旨に則り、子育てを行う従業員が職業生活と家庭生活とを両立することができるように、また、社員全員にとって働きやすい雇用環境の整備に向けた勤怠システムの導入を目指し、「Gulf CSM 勤怠管理」をベースにカスタマイズを実施しました。百貨店内にはさまざまな部門があり、また勤務パターンも数多くある中で、操作性を意識したシフト登録機能の提供、カードによる打刻機能の提供、労務アラートによる労務実績の管理を実現。従業員の働き方改革に寄与しています。

働き方改革を支援するシステムの特徴

業務フローにおけるシステムの活用ポイント

機能一覧

  • 労働者採用時の可能労働時間の把握
  • 1分単位での労働時間計算
  • 有期契約者の労働時間の管理
  • 保険加入状況の把握
  • 変形労働時間制の対応・管理(所定労働時間・休日取得)
  • 法定休日、有給休暇取得の調整
  • 従業員のシフト調整・運用
  • 従業員の長時間労働の回避(健康被害の予防)
  • 従業員本人による勤務時間の確認・承認

月次シフト登録を支援する機能

天満屋様では、非常に多くの勤務パターンのフォーマットを利用されており、年間にそれぞれの勤務パターンを何回使用するかを決定した上でシフト登録をしておられます。そのため、シフトを登録する際に、それぞれの勤務パターンの回数がわかる仕組みを提供する必要がございました。

お客様の声

会社が抱えていた課題と解決結果

Before

  • 勤怠管理はタイムカードによる打刻で、中四国の店舗(百貨店9店舗、店外ショップ約25店舗)の就業実態がリアルタイムで管理できる仕組みがない。
  • 労働組合と協力して正しい時間外の申告がなされているか、労使で決めたルールを基にチェックしているが、全てを網羅するのが困難
  • 全社で600を越えるシフトのパターンが存在しており、シフトを組む際に時間がかかり、ミスをチェックする仕組みもない。

After

  • リアルタイムで全店の打刻状況が把握できるようになり、組織のマネージャーを始め、「いつ、誰が、どの時間に」働いているかがわかるようになりました。
  • 時間外の過多などもアラート機能により即時に分かるようになったため、事前に対策を打つことができるようになった。労働時間と、時間外の乖離状況がわかるため、「隠れ残業」の発見が容易になり、正しい労務管理を実行できるようになりました。
  • シフト入力時に、36協定事項が遵守できているかを個人レベルでわかるようになり、労働時間の正しい運用が行えるようになりました。

導入の背景

百貨店はスーパーや外食産業に比べ、雇用体系や勤務時間などが多様で、管理が複雑となる傾向にあるなか、一方で労務管理は紙と目視による手作業で行われていた。そのようなアナログ管理からシステムによるデジタル管理への転換が急務となっていました。

従業員の年齢層は幅広く、高齢の従業員はパソコンやスマートフォン等の操作が苦手な方も多くいるので「わかりやすい勤怠管理システム」とする必要がありました。

「わかりやすいシフト作成」「簡単な打刻と時間外・休暇等の申請」「労務管理上必要なデータの収集」の3つのキーワードを基に、システム選定を実施しました。

導入のポイント。当社のソリューションを選んで頂いた理由

「シフト作成」「打刻・申請」「労務管理・勤怠アラート」の3つの機能を包含した仕組みが「Gulf CSM」には標準機能として備わっていたこと。

現場の従業員が直感的に操作できるインターフェースであったこと。売り場にはパソコン設置台数が限られているため、将来的にタブレットでもシフトの作成などができることも選定理由の決め手となりました。

従業員が一番触れる「打刻・申請」について、インターフェースを含め、親身になって要望に答えていただけたこと。標準機能のカスタマイズとなったが、担当SEと細かいやり取りで、望んでいた機能が実現できました。

特筆すべきこと、最も良いと思う点など

勤怠管理システムは、財務会計システムや人事給与システムとは違い、従業員全てが利用するシステムであるため「わかりやすさ」が最重要事項です。「Gulf CSM」は、そのような要望を熟知しており、導入に関してもスムーズに出来たことは本当にありがたかったです。

「タイムレコーダー打刻」や「時間外申請」の機能においては、タブレットとICカードリーダーを使用し「ATMのような」使いやすさを追求しました。その際にもガルフネットの技術者の皆さんには色々と要望を聞いていただけたことで、現場感覚に近いシステムが完成し満足しています。

今後も改善を重ねつつ、百貨店業界における勤怠管理のリーディングカンパニーを目指していきたいです。

導入の効果

  • 打刻状況がリアルタイムで把握できるようになったことにより、今までよりスピーディーに労務管理の課題に対応できるようになりました。実際の勤務時間データを現場のマネージャークラスが意識してくれるようになったため、全体の労働時間の減につながり、繁忙期である年末においても、勤怠管理システム導入直後の前年と比べても20~30%の労働時間の減少を実現することができました。
  • シフト作成については、労働時間の計算をシステムで行ってくれるため、正確なシフト運用が可能になりました。また、休日取得の確認も簡単にできるため、正しくルールに基づいた売り場運営が可能になりました。
  • ICカードの導入により、タイムカードの保管がなくなり、管理業務や保管場所のコスト削減ができた。ICカードが社員全体に行き渡ったので、セキュリティスペースへの入退室システムに利用するなど、他の使い方も模索していこうと思います。

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