スーパーマーケットの様々な問題を解決する勤怠システムとは？

百貨店にあった勤怠管理システムの提供

このスーパーマーケットでは、ガルフCSM勤怠システム（小売業版）の導入前は、シニア世代の従業員にとっては、ITに対する苦手意識が強く、勤怠管理システムの導入を見送っていたため、従業員の勤怠集計に手間がかかり、労務管理をスムーズに行えませんでした。しかし、勤怠システムを導入することで、シニア世代の従業員も積極的にシステムを利用し始め、勤怠集計作業の時間が短縮できるようになりました。

また、従業員の労務管理をスムーズに行えるようになったので、リアルタイムに勤怠実績を把握し、労務改善につなげることができるようになりました。この結果、前年比30%の労働時間削減が行えました。この成果に繋がったのは、次の3つのポイントでした。

1. 多彩な打刻機能（PC、スマホ、打刻機など様々な機器で、様々な状況に対応）
2. 多様な雇用形態を管理するシフト機能
3. 労務管理と法令遵守に対応した労務アラート機能

以下、これら3つのポイントを説明します。

スピーディーな勤怠打刻の実現

スーパーマーケットで働く従業員は、従業員専用の出入り口で出退勤の打刻をしています。しかし、シフトが重なる出勤時間帯では、多くの従業員が同時に出勤打刻を行うため、待ち行列ができるという課題がありました。

この課題を解決するために、ICカードを導入し、ICカードをかざすだけで出退勤の打刻ができるようにしました。ICカードの認証には一人あたり1〜2秒程度で済むので、スムーズな打刻が実現できて、待ち行列も解消されました。

シニアの方でも操作しやすくを実現

スーパーマーケットで働く従業員の年齢層は幅広く、シニアの従業員にはパソコンやスマートフォンなどの操作が苦手な方が多いため、毎日利用するシステムは分かりやすいデザインと使いやすさが求められます。ガルフCSMの勤怠システムは、デザインや機能、使いやすさについて検討を重ね、導入先のお客様の意見も取り入れることで、幅広い年齢層でもスムーズに利用できるようにしています。

外出先の勤務などのロケーションを問わないモバイル打刻を実現

営業店舗以外で働く外商や店舗開発の従業員の方々は、会社に立ち寄らずに直接外出することが多いため、日々の出退勤時間を記録して、日報や月報にまとめることが煩雑な課題となっています。

そこで、様々な場所で勤務する従業員にも対応できて、しかも不正ができない仕組みが必要です。ガルフCSMの勤怠システムを導入することで、スマートフォンを利用して勤怠打刻する「パトアル」アプリを活用できます。これによって、外出先で働く従業員の勤怠管理もシステム化できます。

多様な勤務パターンを活用したシフト登録機能

スーパーマーケットでは、売り場ごとに従業員のシフトを管理しており、様々な勤務パターンをあらかじめ用意して、勤務管理を行っています。たとえば、朝勤、昼勤、夕勤など複数の勤務があり、それぞれの勤務回数をあらかじめ計画することで、月や年間の労働時間の予実管理を行っています。

しかし、様々な勤務パターンを意識してシフト作成を行うことは、時間がかかる大きな課題です。そこで、ガルフCSM勤怠管理システムの導入後は、シフト作成時に必要な勤務パターンが登録されているかなど、作成時に必要な情報を見える化しました。これよって、シフト登録時間を大幅に短縮できて、従業員の売場接客対応時間を増やすなど、他の業務に時間を振り分けられるようになりました。

時間外勤務と休暇などの申請・承認ワークフロー機能

ガルフCSM勤怠システムを導入する前は、時間外勤務や各種休暇を取得する際には申請用紙によって、申請から承認までを行っていました。そのため、申請から承認までに時間がかかってしまい、現在誰が申請用紙を確認しているのかを把握しずらくなっていました。

しかし、勤怠システムを導入した後は、申請から承認までが電子化されたため、処理が迅速になり、誰が処理しているのかも一目で確認できるようになりました。また、残業申請も同様に処理され、残業の管理が正確に行われるようになり、無駄な残業を抑止することにも繋がりました。

勤務アラートで気づきを促進し、適切な労務管理を実現

ガルフCSM勤怠システムを導入する前は、各従業員の労働時間や残業時間を把握するのに時間がかかり、超過労働者に対する改善勧告などをタイムリーに行えませんでした。過重労働勤務者を減らし、働き方改革を推進する方法が課題となっていました。

しかし、導入後は勤務アラートを活用し、過重労働や超過残業をリアルタイムにチェックできるようになりました。これにより、労働規定に沿わない就労状態にある従業員をフォローしたり、労務管理者に勧告したりして、より良い労働環境づくりが促進されました。