ビル管理企業A社が勤怠システムの導入で、現場と人事部の業務効率化を実現

システム導入背景

ビル管理企業のA社は今後のビジネス拡大を図るため、社員採用の拡大や評価制度の整備等の人事課題の対応が急務となっていました。しかし、現行勤怠システムの機能不足により、人事部の社員は勤怠データの修正や報告資料の作成に手間を取られ、上記の課題対応が遅々として進まない状況となっていました。

具体的にはこのような課題が発生していました。

(1) 労務状況の可視化

当時は某大手広告代理店の過労死事件が発生した直後で、長時間労働が社会問題となっていました。このような状況下で、A社は従業員の労働時間の把握と長時間労働の是正を進めるため、経営層から人事部に対して、週次で社員の労務状況の報告を求めていました。

しかし、当時は労務関連のデータが複数のシステムや報告書類に散在していたため、データの抽出や集計に時間が掛かり、迅速に労務状況を把握することが困難でした。

(2) 本社、現場業務の効率化

現行の勤怠システムは導入後10年以上経過していて、機能が陳腐化していました。しかし、機能不足を現場の社員がそれをカバーしていて、非効率でした。
具体的には

• 現場スタッフは出退勤時刻を出勤簿の紙へ記載する運用していた。勤怠訂正は現場管理者が人事へFAXしてシステム登録していた。A社は常時1,000名を超えるスタッフが現場で働いており、毎日、数十名の勤怠訂正が発生し、現場と人事部の双方に多大な業務負荷が掛かっていた。
• 勤怠データの集計を月次で行っているため、月の途中で各スタッフの労働時間や残業時間のチェックが行き届かず、コンプライアンス上のリスクが発生していた。
• 雇用契約書を現場と本社の双方で管理しており、ココピーの印刷や保管場所の確保が負担になっていた。

(3) システム導入時のユーザ負担が少ないベンダー選び

また、新勤怠システム導入に向けてA社情報システム部のリソース不足も大きな課題となっていました。当時、A社では基幹システム刷新のPJTが稼働したばかりで、同プロジェクトに多数の情報システム部の社員をアサインしていまた。そのため、新勤怠システム導入の推進に向けて情報システム部の人員確保が厳しい状況でした。

A社はこれらの課題解決の手段として「ガルフCSM勤怠システム」の採用を決定しました。

システム導入効果

「ガルフCSM勤怠システム」の導入によりA社は以下の課題解決を図りました。

(1) 労務状況の可視化

「ガルフCSM勤怠システム」は専用クラウドで運用されているので、本社や管理ビルの労働時間や残業時間をリアルタイムに集計し、システム画面や管理帳票へ表示できるようになりました。
そのため、A社の上層部や管理者が適宜、各社員の労働時間を把握できるようになり、長時間労働の抑制を図れるようになりました。

(2) 本社、現場業務の効率化

• 勤怠登録・訂正業務を大幅に効率化
  「ガルフCSM勤怠システム」の導入に伴い、A社は出勤・退勤時の打刻を同システムで行う運用に変更しました。専用の静脈認証機に各スタッフが登録した指を「置くだけ」で簡単に打刻できるようになりました。また、勤怠訂正の依頼や管理者の承認をシステム上で全て行えるようになり、現場スタッフや人事部の業務が大幅に効率化されました。
• 労務状況をリアルタイムに把握
  「ガルフCSM勤怠システム」は、登録された勤怠データがリアルタイムにシステムに反映されるため、現場マネージャーや人事部は各現場の勤怠状況をリアルタイムに把握できるようになりました。
• 雇用契約書のペーパーレス化
  「ガルフCSM勤怠システム」は雇用契約書の作成・保存・契約更新等の管理機能を標準装備しており、人事部や現場マネージャーの契約書類の管理業務が大幅に効率化されました。

(3) 新システムの設計・製造から導入・運用までをガルフネットが一括サポート

システム導入に向けてはガルフネットがA社向けの専門チームを組織し、要件定義、システム設計、構築、教育、導入、運用フォローまでを一括でサポートします。本来はA社情報システム部が行う予定であった、現場スタッフへの「システム運用教育」や、各現場からの「問合せ対応」をガルフネット担当者が対応することで、A社情報システム部のリソース不足を補いながら、円滑なシステム入替を実現しました。

このようにA社はガルフCSM勤怠システムの採用により、労務、人事に関連する様々な課題解決を図りました。