本当に使える勤怠システムは何が違うのか?

毎日のシフト作成にうんざりして、話題のクラウド勤怠システムを導入したが、現場であまり使われていない。なぜ使われないのか?本当に使えるものは何が違うのか?事例を元に説明します。

シフト作成に追われるA社の営業部

最近、A社の営業部は店舗数と従業員数が増えています。営業部は、日々、店舗の人員調整に追われています。営業部は、売上も苦しい中、最低限の人数で店舗を運営する方法について、日夜奮闘していました。

A社では、店長のシフト作成業務が非常に大変でした。毎週何時間もかけてシフト表を作成していました。

  1. アルバイトからの希望シフトを毎週紙で収集する
  2. 希望シフトの紙を見ながらメモをまとめる。
  3. 正社員のシフトをExcelに入力する。
  4. アルバイトの希望シフトをExcelに入力する。
  5. 不足している部分でアルバイトの契約条件を考慮しながら埋める。
  6. それでも足りない人員を他の店長と協議して探す
  7. Excelを整理して休憩室に掲示する。
  8. アルバイトの希望や不満に応じてシフトを調整する。
  9. 完成後も都度、アルバイトの予定を調整する。

以上の手順を経て、シフト表が完成します。

人手不足が深刻な現在、10年前と比べてアルバイトの質や雇用形態が大きく変化しました。外国籍労働者、時短社員、派遣社員、高齢者など、新しい雇用形態も増え、シフト作成は以前よりも煩雑で手間のかかる作業となりました。本来、店長は売上を上げるための活動に時間を費やすべきですが、人員調整に追われる日々を送っています。

時間をかけて編成したシフトに対しても、学校が休みだからもっと働きたいとか、子供が急病で働けないといった個人の希望を優先すると、シフトがまとまりません。現在の経済状況下、売上が厳しい中、より効率的かつ生産的なシフト管理方法が存在しないか、店長は頭を悩ませています。

話題の勤怠システムを導入してみた!

A社の人事担当は、友人のBさんから勤怠システムの話を聞きました。多くの企業がまだExcelでシフトや勤怠を管理している中で、勤怠システムというものがあって、勤怠の集計時間やシフト作成時間を短縮してくれることを知りました。

人事担当者はすぐに行動に移しました。広く使われているクラウド勤怠システムを導入し、勤怠打刻とシフト入力を開始しました。手作業から解放され、本部から全店舗の勤怠やシフトを一元管理できるようになりました。ただ、システムのデータメンテナンスは手間がかかり、自社のルールに完全にはマッチしないパッケージであるため、利用方法には工夫が入りましたが、一般的な勤怠管理方法はこのようなものであると考え、勤怠業務をシステムに合わせて行うようにしました。

最初は慣れるまで上手く使えなかったが、半年経つ頃には操作に慣れてきました。しかし、逆に一部の店舗では勤怠システムを使わなくなってしまいました。

なぜ勤怠システムは使われないのか?

人事担当者が現場の店長に話を聞いたところ、以前のExcelでの運用の方が簡単だったということが分かりました。新しいシステムでもシフト入力に関わる手続きのほとんどが簡略化されず、勤怠システムによって効率化が実現できていませんでした。

勤怠システムはオンラインでの登録が必要であり、応答時間もかかります。また、Excelのように自由な入力ができないため、使い勝手は劣っています。全店舗の数字を集計する以外は特に利点を感じられないため、人事担当者は利用を止めることにしました。

ただ、勤怠の打刻だけは使用していますが、シフトと関係づけられない勤怠打刻データでは、その打刻が遅刻か早退か、打刻がないのは休暇であるからかどうかもわかりません。つまり、単なる打刻の集計システムとなってしまい、給与計算にも情報が不十分です。高額な月額料金を支払う割には、全般的に勤怠管理が改悪されてしまったと言えます。

本当に使える勤怠システムは何が違うのか?

人事担当者は友人のBさんに改めて相談し、現場の業務を大幅に改善するシステムが存在することを知りました。Bさんが自社で使用している勤怠システムを導入した結果、シフト作成のプロセスが大きく変化しました。

具体的な変化は以下の通りです。

  1. アルバイトからの希望シフトをシフトアプリで収集する
  2. 希望シフトは自動的に勤怠システムに記録され、シフトに登録される。
  3. 社員のシフトを一括登録できる。
  4. 不足している人数をアルバイト一覧から検索し、シフトに組み込める
  5. 他の店長と不足人員を共有し、人員の貸し借りを調整できる。
  6. シフト表は場所単位(フロア、キッチンなど)に表示・印刷できる
  7. アルバイトはシフトアプリでも自分のシフトを確認できる。

これまでのExcelによる作業と比較して、希望シフトの収集からシフト作成までが一気に簡単になりました。最終的なシフト調整以外は店長の手作業が必要ありません。また、人手不足時にヘルプできる従業員に関して、他の店舗と情報共有できるため、電話や連絡での手間も減りました。

このシステムを導入することで、従業員不足、このときに働きたい、この日は休みたいという従業員の希望、など、すべての情報が店舗や本部でいつでも確認できるようになりました。当初想定していた店長の負荷軽減だけでなく、働きやすくなったアルバイトにも予想外の効果が生まれました。

アルバイトのやる気を高めるアプリとは?

シフトアプリを使うことでアルバイトのやる気が一気に向上しました。以前は希望するシフトを紙で書いて提出しても、希望通りにならず、確定されるのも遅く、働きたい通りに働けない不満がありました。しかし、シフトアプリを導入することでこれらの不満が全て改善されました

シフトアプリではいつでもどこでも自分の希望シフトをスマホで入力できます。締切日までなら後からでも修正できて、学校や食事中、寝る前など、どこにいても自分の希望を入力したり修正したりできます。また、確定されたシフトもいつでもアプリ上で確認できるため、確認のために店舗に行く必要もありません。自分が稼ぎたい金額を入力できて、現時点でシフトを追加すれば得られる金額も表示されるため、必要に応じて、さらに希望シフトを追加できます。

働きたい人はより多くの希望シフトを入力できるようになり、働けない場合には休みの希望も気軽に入れられるようになりました。また、自分の店舗でシフトが埋まった場合には、他の店舗で働けないか尋ねるアルバイトも増えました

紙で希望を提出する場合には、店長とのやりとりが発生する心理的なストレスがありましたが、スマホでの入力だけならば余計な気苦労もなく、自分の思い通りに希望を入力できるようになりました。

従業員のやる気が店舗を変えた!

以前は店長がバランスを考えてシフトを組んでいましたが、従業員のやる気や希望を尊重する形に変えたことで、働きたいときに働ける従業員が増えました。従業員が自分自身で働く時間や休む時間をコントロールできる感覚が生まれ、働き方も活発になり、結果として店舗の売上に貢献しました。

一方、育児や体調面でたくさん働けないけれども、隙間時間で働きたい人は自分に無理のないシフトで働けるようになり、自分のワークライフバランスを意識した働き方ができるようになりました。これまで給料や労働時間に関しては翌月の給料日まで分かりませんでしたが、概算祈願が分かるようになったので、アルバイトも具体的な目標を持って、もう少し頑張ろうという意欲を抱くようになりました。

店長が押し付けるシフトではなく、従業員が希望通りに働けるシフトが導入されたことで、彼らの意識が変わり、店舗の生産性が向上したのです。

ガルフネットの勤怠システム・シフトアプリは

ガルフネットの勤怠システムは、多拠点展開企業の合計30,000店舗、20万人以上の従業員向けに利用されている、25年以上の経験とノウハウを集めたシステムです。様々な企業で発生したトラブル、労基問題、法律問題、コンプライアンスなどに関するノウハウはここに集約されています。

多くのシステムが勤怠打刻やシフトの組み立てなどに対応していますが、ガルフネットはそれに加え、豊富な運用ノウハウを組み込んでいます。実際の運用において問題が生じても、ガルフネットはこれまでの実績に基づく運用ノウハウで解決します。

さらに、ガルフネットの勤怠システムはリアルタイムで他のアプリやシステムと連携できます。PC、タブレット、スマートフォンなど様々なハードウェア間でデータを共有できます。これにより、店舗、本部、従業員がリアルタイムに繋がり、多拠点のデータ集計ができます。

ガルフネットの勤怠システムは、店舗に導入して何十年も使い続けられる堅牢なシステムであり、従業員、店長、本部のユーザー全員に満足を提供します。もし勤怠システムが必要なら、ガルフネットの勤怠システムのような、実績とノウハウを持つシステムが最適です。

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