業務の自動化(RPA化)の事例

高いハードルとされる業務のRPA化も、ガルフネットと共同で作業することで、短期間で実現し、業務が効率化され事例を紹介します。

社員が日々の運用業務に追われ、本来するべき仕事に集中できないという問題を抱えていた小売業N社。業務のRPA化も考えていたが、導入のハードルの高さに何から手をつけていいかわからない状況。

そんな状況を業務内容のヒアリングから、業務整理、作業の一部をRPAで自動化、日々の運用監視までを一括でサポ―ト。業務のアウトソーシング化をした事例をご紹介します。

業務をRPA化している時間がない

30店舗を運営するN社は、運用業務をRPA化し、売上に直接影響するコア業務に時間を割きたいと考えていました。

しかし、現実には下記のような課題があり、なかなか改善に取り組めない状況だった。

運用業務は各担当が個別に行っており、全体像が不明です。
運用業務の全体把握を試みましたが、時間がかかり断念しました。
担当者の退職時にも業務引継ぎが大変です。
手順書作成の時間も確保できません。

これらの問題を解決するためのアプローチが必要でした。

業務のRPA化への道のり

ガルフネットはN社様からのご相談を受け、現在の状態から業務をRPA化する作業の全工程を支援しました。

業務ヒアリング

N社では、日々の運用業務を各担当者が行っていましたが、それら全ての業務を把握している方は居ませんでした。まず、ガルフネットは、各部署の定型業務をヒアリングしました。その後に、RPA化で効率化が期待できる業務の候補をランキングし、各部署と再確認を行いました。

作業内容の確認

効率が上がる順にRPA化する業務候補をランキングした後、それらの業務を優先度順に、担当者が作業を行う際に立ち会って、作業内容と手順を詳しく確認し、RPA化するメリットが想定通りか判断しました。

作業内容の再設計

効率向上が期待できる作業のRPA化を検討しました。作業手順書がない場合は、ガルフネットが手順書を作成して、RPA化すべき作業部分とチェックポイントを明確にしました。必要に応じて、作業手順も変更しました。

作業内容、作業後チェックポイントの確認

手順書と作業後のチェックポイントを担当者と共に確認し、運用に問題がないか最終的に検証しました。作業の重要度に応じて、エラー発生時にはメール通知や運用監視サービスを用いてリカバリ処理を行うことも手順に盛り込みました。

RPA作成、運用開始

最終確認された手順書と作業後のチェックポイントに基づいて、RPAを作成しました。RPA運用開始時には、RPAと担当者による作業を並行して行い、しばらく問題がないことを確認後、RPAのみで運用するようにしました。

作業内容の重要度に応じて、エラー時にメールを送信したり、運用監視サービスを利用してエラー検知時にリカバリ処理まで実施することもあります。

業務のRPA化で注意すべき点

RPAに適した業務の選択

RPA化に当たって一番重要なのは、その業務がRPA化に適しているかどうか判断することです。
次のような業務がRPA化に適しています。

RPAの安定稼働

RPAを導入した後も、機器や環境の変化に対応するメンテナンス、日常の稼働監視、リカバリ処理、等、保守作業も必要です。ガルフネットではRPA運用後も、安定したRPA運用のために、継続して支援します。

RPA化に適している業務

・データ入力
システムへのデータ入力、データアップロード

・情報収集
システムからのデータ抽出、WEBサイトからの情報収集

・データ集計
データの集計、データの加工、複数ファイルの統合

・システム間連携
複数のシステムを用いる業務の自動化

・データ検証
複数のデータの比較や照合、ルールに基づいたデータチェック

・資料作成・送付
データの転記、特定の宛先へのメール送信

ガルフネットではお客様の業務を分析し、RPA化に適した業務の選定や運用手順の策定のお手伝いをします。

RPA化した業務例

在庫表作成・送信作業のRPA化

■RPA導入前

1のデータ抽出から7のメール送信まで、すべて担当者が手作業で行っていました。

■RPA導入後

送信予定時刻前に1から6までの作業をRPAが自動で行うので、担当者の作業は、6で作成されたファイルを確認して、メール送信するだけになりました。

導入効果

RPA導入前までは担当者が全ての作業を手作業で行っていたので、40分程度の時間がかかっていましたが、RPA導入後は作成されたファイルを確認して、送信するだけなので、担当者の作業は5分程度に効率化されました。

単なるRPA作成サービスではありません。
ガルフネットは業務の効率化を支援します。

ガルフネットは、単に作業をRPA化するサービスを提供しません。業務全体の効率化と安全性を高める体制づくりを支援します。RPAが適用できる部分は自動化し、その他の重要な部分には手厚く業務を支援します。多様な業務に対する豊富なノウハウを活かし、業務内容を深く理解して、御社の業務効率化のお手伝いをします。

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