小売業界の労働生産性を改善するには？ そのカギは、勤怠管理システムにあり！
小売業界の中には、労働生産性の低さをどうすれば改善できるのかと頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか？そこで注目いただきたいのが「勤怠管理システム」です。この導入により、労働生産性が大きく変わる可能性があります！
【INDEX】
小売業界に見られる、代表的な労務課題とは？
品質の高い商品が増え、頻繁に買い替える必要がない、トレンドのサイクルが早く、長く売れ続ける商品が少ない、価値観が変化し、シェアのニーズが増えた…などの背景から、なかなか簡単にはモノが売れなくなった昨今。小売業界では、食品スーパー、ドラッグストア、ホームセンター、家電量販店など、それぞれが工夫を凝らした販売戦略を行なっていますが、競争は激化していると言えるでしょう。そんな小売業界の企業では、どんな労務課題を抱えているでしょうか？
課題01／慢性的に続く労働力不足
日本は、少子高齢化により生産年齢人口（15歳〜65歳）の減少傾向が続いています。また、常用労働者に対する未充足求人の割合である「欠員率」も高い傾向にあります。
小売業界を見てみると、コロナ禍の前後で変動はあるものの、近年の有効求人倍率は増加傾向が続いています。そして、給与や待遇への不満、労働条件の過酷さなどから、離職率も高い状況にあります。つまり、辞める人が多いものの、それを新たな人材で十分に補えていないのが現状です。
このような背景から、小売業界の企業では慢性的に働き手が足りておらず、パートやアルバイト、外国人労働者など、非正規雇用のスタッフで労働力不足を補っているところも少なくありません。
課題02／長い労働時間と不規則な休暇
小売業界では働き手が足りないため、スタッフが1人で多くの業務をこなさなければならないケースも多く、それにより労働時間が長くなる、休暇が取りづらいといった状況に陥りがちです。また、客足の多い土日祝日は営業を行うので、休みが取れる日はだいたい平日です。さらにシフト制の勤務形態が一般的なため、勤務の時間や曜日が変則的で、決まった曜日に休みが取れない不定休となります。
このような労働環境において、業務による肉体的・精神的な負担が大きくなり過ぎると、スタッフの離職が加速し、さらなる労働力不足に至るケースが多々見受けられます。
課題03／労働生産性の低さ
主要先進国７カ国と比べた場合、日本における時間あたりの労働生産性は長年、最下位にあります。そんな日本において、小売業の労働生産性はどうかと言うと、主要産業の平均値を下回っています。
この要因としては、小売業界では属人化している業務が多く、担当者以外のスタッフでは作業が進まない。労働時間を対価に報酬が支払われる給与体系の場合が多く、時間に対する成果の大きさを意識した働き方になりづらい。1/3ルールと呼ばれる納品期限など、非効率な商習慣が通例化している。セルフレジの導入や電子タグによる商品管理といったIT技術の活用やDX化が遅れている…などが挙げられます。
小売業界の労働生産性を改善するには？
それでは、小売業の企業が労働生産性を改善するには、何をどのように対策すれば良いのでしょうか。ここからはその改善策について内容や方法をご紹介します。
改善策01／業務内容と時間の把握
労働生産性を高めるためのアプローチとしては、労働力＝スタッフの人数はそのままに、売上額を上げるという方法が考えられます。そのために実施したいのが、業務内容とそこに費やしている時間の把握です。
その業務をやっているのは誰か、その人が持つスキルや報酬に見合っているか、どのような内容をどういったフローで行なっているのか、そこにムダな作業はないか、それぞれの業務にどのくらい時間がかかっているのか、スタッフによって費やす時間に差がないか…など、細かく洗い出してみましょう。
気づいていなかっただけで、実は二度手間が生じていた作業や思いのほか時間がかかっていた作業、フローや手段の改善によって省人化や効率化が見込める作業があるかもしれません。
業務内容は同じなのに、スタッフによってかかる時間が大きく違っている場合は、その人のスキルや適正、やり方や手順が影響している可能性があるので、要因を探ってみましょう。その要因が明らかになれば、改善の糸口も見えてきます。
また加えて、スタッフ一人ひとりの勤務時間もあらためて見直してみましょう。出退勤時間の不正打刻はないか、過剰労働はないか…といった点でのチェックが重要です。もし不正受給があれば、本来なら不要なコストに支出しているということになりますし、過剰労働が続いているようであれば、働くモチベーションを低下させているかもしれません。
改善策02／適切なスタッフ配置
どんな人にも得意・不得意はあるものなので、スタッフそれぞれのスキルや適正を見極めることは、労働生産性を改善する上で重要なポイントです。業務内容とそれを担当するスタッフが適材適所で配置されれば、業務処理が効率的に進み、自ずと生産性は上がるはずです。担当するスタッフも、自分が得意とする分野でその強みが活かせれば、働くモチベーションもアップするでしょう。
また、スタッフ配置でもう1つ重要なのが店舗の繁忙状況の見極めです。来店客が多い曜日や時間帯にはスタッフも多く必要ですが、来店客が少ないのにスタッフは多い…となっては、人件費の支出だけが増えてしまうので、綿密なシフト計画が必要です。スタッフのスキルや適正に加えて、店舗の忙しさに見合ったスタッフ配置ができれば、労働生産性の改善に大きく前進できるでしょう。
改善策03／業務の自動化・短縮化
様々な分野でデジタル化、オンライン化が進む今、労働生産性の改善で一般化しているのが、業務の自動化や短縮化です。毎日、毎月発生する業務を自動化したり、同じプロセスで行う定型業務を短縮化したりする便利なツールがたくさんあるので、それらを上手く活用すれば、人力に頼るよりも効果的な改善が見込めます。
例えば小売業界の場合だと、POSレジやEOS発注などを導入することで、店舗スタッフは売り場にいながら売上情報の管理や、在庫・発注の管理が可能となり、正確かつスムーズに業務が進行することで、その他の業務にも時間を当てられるようになります。また、セルフレジやキャッシュレス決済などに変更すれば、もともとスタッフが対応していた会計業務はグッと短縮化されます。さらに、これらのツールを利用することで蓄積された売上や在庫などのデータは、マーケティング戦略に活用することも可能なため、一石二鳥の対策と言えます。
その他、勤怠管理システムや雇用契約に関わる情報処理・管理システムなども有効で、この場合は店舗だけでなく本部の経理・総務スタッフの業務負担を軽減することにつながります。
改善策04／スタッフのスキルアップ
労働生産性の改善において、業務の体制や仕組みと同様に軽視できないのが、スタッフ個人のスキルです。それぞれのスキルが向上し、スピーディな対処が可能になれば、短い時間で業務が完了し、生産性が向上します。そのために、スキルを伸ばすための研修制度を設ける、資格の取得やセミナーの受講などにかかる費用を企業側で一部負担するなどのサポートを検討すると改善につながります。
スキルアップが実現すればスタッフ本人のモチベーションアップも期待できますし、スキルを取得したスタッフに対する手当制度などを設けると、自主的なスキルアップ、モチベーションアップも見込めるでしょう。
改善策05／スタッフのモチベーションアップ
ここまでに紹介した改善策の中にもモチベーションアップにつながる内容がありましたが、労働生産性のアップには、どうしても業務にあたるスタッフの勤労意識が大きく関係します。労働環境や労働条件が適正でないと、精力的に業務に向き合う姿勢、行動力がなかなか伴いません。
例えば、給与や待遇の見直し、福利厚生の改善などを検討する、スタッフ一人ひとりとのヒアリングや面談を実施する、店舗全体のコミュニケーションを活性化する、評価制度の見直しやピアボーナス制度の導入をしてみるということも良いでしょう。
小売業界の労働生産向上を後押しする勤怠管理システム
小売業の労働生産性を改善するための具体策をいくつかご紹介してきましたが、ガルフネットの製品・サービスの中にも、改善をサポートできるものが複数あります。その代表が、勤怠管理システムです。ガルフネットの勤怠管理システムは、単に出退勤の時間を記録・集計したり、シフト作成を行ったりするだけでなく、実に多彩な機能が搭載されており、様々な側面で小売業界の労務課題をサポートできるのが特徴です。
勤怠管理システムが「労働環境の改善」をサポート
ガルフネットの勤怠管理システムでは、出退勤の時刻の記録や労働時間の集計は当然できますが、それに加えて労働基準法に則った労務チェックが可能です。労働力不足が続く小売業界では、長時間労働や休憩時間の不足などが発生しがちですが、そうなる前にシステム側からアラートが表示され、違反レベルに近づいていることを知らせるのです。
このアラートは、店長やエリアマネージャーなど、スタッフ管理の責任者が確認できる他、スタッフ本人が毎日の打刻の際に確認することもできます。小売業界には、パートやアルバイトなど非正規雇用のスタッフが多く、契約条件や働き方も様々なため、スタッフごとに契約違反や法令違反がないかを配慮した上で管理を行うのは非常に難しいものですが、勤怠管理システム側がこの役目を代行してくれるので、店長はシフト作成の際に出るアラートに注意を払うだけでOKです。なお、トータルの労働時間だけでなく、勤務と勤務の間の休憩時間、留学生の28時間超勤務、未成年者の深夜勤務などに対してもアラート表示が可能です。
これにより、偏った労働や法に触れる労働を防ぐことができ、スタッフの負担増や健康面に配慮した労働環境の整備が進みます。不満やストレスの少ない労働環境が整えば、スタッフの勤労意欲の低下や離職の回避につながり、労働生産性の改善にも一役買うことになります。
勤怠管理システムが「業務効率化」をサポート
ガルフネットの勤怠管理システムは、数多くの給与計算システムとの連携実績があり、勤怠データの自動集計だけに止まらず、給与計算までもがワンストップで行えます。その他、勤続年数によって異なる休暇日数の管理や、法律で義務化されている有給休暇管理簿の作成・管理といった煩雑な作業にかかる手間の軽減にも役立てられるので、人事総務部の業務効率化に有効です。
また、AI予測を用いて精度の高い売上金額・来店者数を算出し、それを元に最適なシフトを自動作成したり、人件費や仕入れ原価を自動計算したりする機能も備えており、店長が日々行う業務の効率化にも大変役立ちます。店長の業務負担が軽減すれば、忙しい中では思うように実施できないスタッフ教育やスタッフ面談などにも時間が割けるようになり、店長自身の業務効率化と合わせて、店舗全体の労働環境やモチベーション改善にもつながっていきます。
勤怠管理システムが「モチベーションアップ」をサポート
勤怠管理システムがモチベーションアップにつながる…？と不可思議に思われるかもしれませんが、ガルフネットの勤怠管理システムには、スタッフの勤労意欲を掻き立てる機能が備わっており、労働生産性の向上に貢献します。例えば、リアルタイムで給与額が分かる、シフトの希望がスタッフ側から申請できる、給与の前払いに対応している、働いた成果がポイントで評価され、得たポイントは電子マネーに交換できる…というような仕組みがあります。
パートやアルバイトなどの非正規雇用スタッフが多い小売業界では、各自の勤労意欲にバラつきがあり、中には、働く意識があまり高くないスタッフもいると思いますが、上手く意識改革を促すことで労働生産性の改善が期待できます。
このように、様々な側面から労務課題の解決をサポートし、労働生産性の改善に貢献するのがガルフネットの勤怠管理システムの特徴です。もっと詳しい情報を知りたい、導入や運用に関する相談をしたいと思われた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
