シフト管理のシステム化はなぜ失敗するのか、成功の秘訣とは？

シフト表作成業務の実態

シフト表の作成は、店長や担当者にとって毎月または毎週必ず行われる大変な作業であり、苦痛な業務です。

この業務を効率化するのは、担当者の個人的な能力に頼るだけです。つまり、シフト表を正確かつ効果的に作成できる担当者は、店舗運営に必要な「ヒト」リソースを適切にコントロールできる有能な人物です。シフト表を作成する際には、以下の要素を考慮する必要があります。

1. 予定の売上やお客様の数はどうなるか？
2. シフトに入れるスタッフは誰がいるか？
3. 予定した売上を上げ、お客様に満足していただくためには、必要なスタッフの人数はどれぐらいなのか？配置はどうすればよいか？
4. 上記の点を考慮すると、スタッフのスキル（資格や技能）はどう影響するか？
5. 各スタッフとの雇用契約はどのようになっているか？
6. 各スタッフ同士の相性は良いか悪いか考慮されているか？
7. 各スタッフの家庭や学業、希望する給与などの個人的事情はどうなっているか？
8. 法的なルールや会社のルールを遵守できているか？
9. スタッフが足りない場合の補充策はどうするか？

これらの要素を考慮して、シフト表を作成する準備からスタッフへのシフト表の公表までの間には、約4時間～8時間の時間が必要です。また、現在の小売サービス企業ではアルバイト不足による労働力不足が問題となっており、「ヒト」と「時間」のコントロールがより難しくなっています。

労務管理・店舗運営のために、シフト作成業務の労力を削減し、より効果的な成果を得ることは重要な課題です。現在、小売サービス企業では、この課題に対処するためにシフト作成のシステム化を進めていますが、期待されたほどの効果が得られているとは言えません。

では、どのようなシステムを導入すれば、シフト表作成業務を効率化し、より効果的な結果を得ることができるでしょうか？

シフト表作成システムの役割

シフト表の作成をシステム化するときに重要なのは、まず、どの作業が時間を要しているかを考えることです。時間がかかる部分をシステム化することで、効果的に時間を短縮できます。

次に、シフト作成に必要な数値や条件が論理的に算出できるかを検討します。システムは、必要な数値や条件が揃わない場合にはでたらめに見えるような結果を出してしまいます。

最後に、スタッフからのシフト情報の収集や確定情報の発信が必要かどうかを考えます。情報の収集や発信は、スマートフォンのアプリを活用すれば効率的に行えます。これらのポイントが十分検討されずにシステム化されると、かえって業務時間が増えてしまい、システム化は失敗に終わります。

具体的なシステム化の失敗例として、AIによる完全自動のシフト作成が挙げられます。このAIは、深層学習（ディープラーニング）を通じて多くの学習データを用いて、作成するシフトの精度を向上させてゆきます。

実際のシフト表作成業務の現場の事情はどうでしょうか？経営環境や法律は頻繁に変化し、働いているスタッフも変動しています。さらに、管理しているスタッフも短期間で入れ替わります。

このような状況下では、AIが学習すべきことは膨大な量になって、AIが作成したシフト表はすぐ使えるものにはなりません。その結果、自動作成されたシフト表を人間が修正する作業が大幅に増え、結局は従来のアナログな手法に戻ってしまうことになるかもしれません。

システム化を誤れば、無駄なシステムが生まれます。では、どのようなシステムを導入すれば、最大限の効率化と効果が得られるのでしょうか。

この問題に対する一つの解決策として、小売サービス企業約30,000店舗へ業務システムを提供してきたガルフネットが提供する「シフト管理」を紹介します。

ガルフネットのシフト管理システム

ガルフネットは、25年以上にわたり約30,000店舗の小売サービス企業に対して勤怠管理・シフト管理の仕組みを提供してきました。シフト管理を効率化し、効果を最大化するために、以下のような機能がシステムに必要と考えました。

1. 売上の予測: 過去の売上データや気候、販促情報などを統計やAI分析により活用し、システムで売上を予測します。
2. スタッフの希望シフト入力: 全てのスタッフがアプリを通じて、希望するシフトを入力します。
3. 自動シフト設定: 売上計画、希望シフト、法律や会社のルール、あらかじめ設定されたシフトパターンなどの条件を元に、自動的に最適なシフトを作成します。
4. 人員補充要請: 不足している人員の補充は、自店や他店のスタッフに対して担当者がアプリを通じて要請します。
5. シフト確認:確定されたシフトはスタッフがアプリで確認できます。

ガルフネットのシフト管理システムでは、実質的な売上の予測やスタッフの希望、法律や会社のルール、シフトパターンなどの条件を考慮し、独自の「シフト最適化エンジン」によって最適なシフトを作成します。

ただし、スタッフ間の相性やスタッフの希望といった感情的な要素や、他店への応援要請については、担当者が手を加えます。これは、正しい組織運営において必要な「人間力」を養うためです。

ガルフネットのシフト管理システムでは、単純作業をシステムが自動的に処理しますが、一方で、人間の役割を重視しています。もちろん、その人間が行う応援要請や確定されたシフトの共有などの作業を効率的に支援する機能は、システムに用意されています。

ガルフネットの勤怠管理システムでは、作成されたシフト表と実際の勤怠データを比較することで、改善すべき点を人間が検討し、その人の能力向上を促します。

私たちは、シフト表作成に役立つシステムを考える際に、全てのプロセスを完全自動化するのではなく、システムと人の得意な領域、そして管理者の責任を考慮し、最大限の効率と効果を実現できることを追求しています。このガルフネットの勤怠管理システム、シフト管理システムにご興味のある方は、ぜひ、お問い合わせください。