シフト管理のシステム化はなぜ失敗するのか、成功の秘訣とは？

シフト表作成業務の現状

シフト表の作成は店長やその担当者にとっては、１カ月に１回、１週間に１回必ず行われる大変な時間と苦労を伴う「苦痛な業務」である。

この業務を如何に効率化させ、最適に行うかは、作成する担当者の属人的な能力に依存している。逆に言えば、シフト表を正確に且つ効果的に作成できる担当者は、店舗運営に必要なリソースである「ヒト」をしっかりコントロールできる有能者であると言える。
シフト表作成を行う上で考慮する要素は多く、主に下記があげられる。

1. 予定の売上やお客様の数は？
2. シフトに入れるスタッフは誰がいるのか？
3. 予定した売上を上げ、お客様に満足いっていただけるにはスタッフの人数がどれぐらい必要か？配置はどうすれば良いか？
4. 上記(3)を考えた場合スタッフのスキル（資格や技能）はどうか？
5. 各スタッフとの雇用契約はどうなっているのか？
6. 各スタッフが「誰」と相性が良いか悪いか？
7. 各スタッフの家庭や学業、給料等個人的事情がどうか？
8. 法的なルール、会社のルールを守れているか？
9. スタッフが足りない場合の補充はどうするか？

上記(1)～(9)まで、いわゆるシフト表を作成する準備からスタッフへの公表までで約4時間～8時間必要と言われている。また、昨今の小売サービス企業は、アルバイト不足による労働力不足により、「ヒト」及び「時間」のコントロールが更に困難になってきている。

この「ヒト」と「時間」をコントロールするためのシフト作成業務にかかる労力を削減し、効果を大きく出すことが、労務管理・店舗運営面での大きな課題となっている。そこで、小売サービス企業はこの業務のシステム化を推進してきたが、期待ほどの効果が出ていないというのが本当のところである。

では、どのようなシステムを導入することで、このシフト表作成業務を効率化し効果を出すことができるのだろうか？

シフト表作成におけるシステムの役割

シフト表作成をシステム化するにあたり、まず考える必要があるのは、「どのプロセスに時間がかかっているか」である。時間がかかっているということは、システム化することで時間短縮の効果が見込める要素となる。

次に、シフト作成に必要な数値や条件が論理ロジック的に算出可能であるかを考える。システムは、算出に必要とされる数値や条件が無い場合、想定外の答えを出すものである。

最後に、スタッフからのシフト情報の収集やシフト確定情報の発信を必要とするかを考える。スマホのアプリを使った情報収集及び発信はシステムが得意とするところである。
これらのポイントから逸脱した役割をシステム化させた場合、これまでの業務時間を更に要する悪影響が出てしまい、結果として失敗となる。

具体的なシステム化の失敗例として、ＡＩによる全自動シフト作成があげられる。ここで利用するＡＩとは、幾つもの学習データを深層学習（ディープラーニング）することにより、正解に近づけていくという技術である。

では、実際に利用されるシフト表作成業務の実情と環境はどうだろう？経営環境や法律は目まぐるしく変化し、現場で働いているスタッフも変わっていく。また、コントロールしている「ヒト」も、早ければ1カ月以内に入れ替わる。

このような状況下で、全てのプロセスにおいてＡＩが作成したシフトが使い物になるのにどのぐらい時間を要するかは、言うまでもない。結果として、自動で作成されたシフトの修正業務が多大となってしまい、元のアナログ的手法に戻る羽目になる。

どのプロセスをシステム化させるかを間違えば、それはただのゴミシステムになってしまうのである。では、どのようなシステムを導入すれば、効率化を最大化し効果を出すことができるのか。

この課題の一つの解として、小売サービス企業約30,000店舗へ業務システムを提供してきたガルフネットが提供する「シフト管理」についてご紹介します。

ガルフネットのシフト管理システム

ガルフネットはこれまで25年にわたり、小売サービス企業約30,000店舗へ勤怠管理とそれに付随するシフト管理の仕組みを提供してきました。その中で、シフト管理を行う上で効率を上げ、効果を出すために“システムにはどのような機能が必要か”を検討してきました。そこで、出した答えが下記となります。

1. 過去の売上と気候、販促からシステムで売上を予測
2. 全スタッフがアプリから希望シフトを入力
3. 売上計画、希望シフト、法律及び会社のルール、あらかじめ設定されたシフトパターンから最適なシフトを自動設定
4. 足りない人員の補充について、自店・他店スタッフへ担当者からアプリで要請
5. 決まったシフトをスタッフはアプリで確認

統計やＡＩ分析により実質的な売上を予測、また、自店スタッフからの希望のシフト情報、スタッフの雇用契約や法律、会社が求める就業ルール、会社が求める売上人件費比率から作られたシフトパターンなどの条件を元に独自の“シフト最適化エンジン”で最適なシフトを作成します。

但し、「ヒト」にしかできない「スタッフ間の相性や各スタッフが“今”何を希望しているか」という感情の考慮、また自店及び他店スタッフへの応援要請については担当者がアナログで実施します。

この点については、システムで正解を出すには時間を要し、また、担当が行うことで、組織運営に必ず必要となる「人間力」を鍛える要素と考えるからです。勿論、自店及び他店スタッフへの応援要請に必要なやり取り、確定されたシフトの各スタッフへの共有についてはシステムにて行えます。

ガルフネットの勤怠管理システムでは、このように作成されたシフト表と打刻での実績を比較することで、次にどのようにすべきかを考え、「ヒト」をコントロールする能力を上げて頂くことが可能となります。

ガルフネットは、シフト表を作成するのに役立つシステムとは、全てのプロセスを自動化するのではなく、システムが得意とする「力」と人が得意とする「力」、そして、責任者として延ばすべき「力」を考慮した運用を想定し、その中で最大限効率と効果を上げることが重要と考え、システム設計をしております。是非、一度お問い合わせ下さい。