最適な人員配置を自動で提案し店舗運営の改善に貢献

店舗の管理者が日々頭を悩ませている業務といえば、従業員のシフト組みだ。個々人の要望に応じつつ、最適な人員配置を調整するのには手間も時間もかかる。こうした課題の解決に向け、勤怠管理システムの開発・販売を手掛けるガルフネットは、新たに自動シフト作成システム「予測シフト」の提供を開始した。製品の強みと導入効果について、パッケージ開発責任者の佐々木アカウントマネージャーに聞いた。

複雑な条件を考慮するシフト組みは店長、部門長の負担大

「予測シフト」の開発・提案のきっかけは。

我々は「ガルフＣＳＭ勤怠管理」という勤怠システムを主力に展開しており、既に小売り・食品スーパー・飲食業など300社、延べ3万店に導入いただいています。

同システムは、企業の生産性向上を目的に、基本的な打刻機能のほか、シフト作成、勤務時間の集計、予算と付け合わせた生産性管理など、多彩な機能を集約しています。ただ、シフト作成業務については依然現場の負担が大きく、お悩みの声を多くいただいておりました。そこでシフト組みを自動で行う「予測シフト」を新たに開発し、浮いた労力を本業に充てることでさらなる業務の効率化をお客様へ提案しております。

実際に現場で上がっている悩みとはどんなものでしょう。

シフトを組む際に加味すべき要素は、従業員の都合、契約条件、資格・スキルなど多岐に渡り、非常に複雑です。現状、店長や部門長がこれらを調整するのに膨大な手間と時間がかかっています。

また、シフト組みに慣れてくると、一部の従業員に勤務が集中してしまうことがあり、逆に働きたいのに働けない従業員が出てきたりする。最適なバランスでシフトを組み立てるのは非常に大変なのです。

シフト作成業務の労力を大幅削減ルール違反の勤務も防ぐ

こうした課題に対し、御社の「予測シフト」はどのような効果を発揮しますか。

「予測シフト」にはシフト最適化エンジンが搭載されています。このエンジンがシフトパターンと最適化ルールに基づき、様々な条件を考慮した最適な人員配置を自動で作成します。

その結果、シフト組みにかかる時間を大幅に削減。店舗運営の改善につながると同時に、働き過ぎや労基法違反といったルール違反のシフト組みも排除し、法的な問題や従業員の不満も解消します。

具体的なシフト組みの流れについて教えてください。

シフトの組み立ては予算の設定から始まります。「予測シフト」では、入力支援機能によって、過去の売り上げ実績から日別の予算立案を自動で行うことができます。次に、これを基にした必要人員、仕事の割り振りのパターンを登録しておきます。あとはボタン一つでシフトエンジンが最適な人員配置を検索し、提案してくれます。スキルなどの割当条件、従業員の契約条件、収集したシフト希望などを参考に割り当てます。もし個別に修正したいところがあれば、後から手動で調整することもできます。

非常に簡単ですね。シフト希望の収集、シフトの通知など、従業員とのコミュニケーションはどのように行うのですか。

従業員アプリを介して行います。従業員ご自身のスマートフォンから直接シフトや休暇の申請ができ、確定シフトもこちらで確認できます。アプリにはメッセージ機能を搭載しているほか、弊社が展開する従業員向けポイントシステム「働楽ポイント」との連携も可能です。

予算作成からシフトの確定まで、様々な支援機能でシフト作成業務が効率化しますね。

「予測シフト」の強みは、企業・部門の要望に応じて、多様なシフト条件に対応できることだと思っています。例えば、年少者や在留資格者がいる職場の場合、労基関連の禁止事項をルールに組み込むことで、法令違反を未然に防ぐことができます。

また、連続勤務や残業の基準を厳しく設定すれば働き過ぎの防止にもつながりますし、新人スタッフを教育係と必ずセットで入れる、といった細かな調整も可能です。複雑なシフト作成を効率化・最適化するサポートで、お客様の店舗課題の解決を力強く後押しします。

御社の勤怠システムは食品スーパーからの相談が増えています。今後は「予測シフト」と一体での提案も増えそうですか。

まさに現在、某中堅の食品スーパー様と「予測シフト」を含めた勤怠システム導入の商談を進めています。やはり食品スーパーの現場でもシフト作成には非常に時間がかかっていて、なおかつ実際に立てた計画が正しいのか、その評価も難しいと言います。我々の仕組みなら、シフトの自動作成による効率化から、勤務計画と実績の可視化による投下人時の評価まで一気通貫でご提案できます。