コロナ禍で従業員が急増！食品スーパーA社が大幅な業務改善と収益拡大に成功した秘策とは？

地方で有名なA社は数十店舗のスーパーを運営。

コロナ禍で、売上や客数は大幅に増えましたが、大量の納品、消毒作業、キャッシュレス対応など、これまで以上に新しい業務や慣れない対応に追われることになりました。人手不足となり、採用活動を強化して、従業員数は急増。 店舗運営は問題なくなりましたが、シフト作成作業が複雑になりましたし、人件費も大幅に増加しました。 刷新された経営体制下では、原価削減や利益の確保が各店舗へ強く指導されるようになりました。

このような状況下、現場では、コロナ禍でのストレス、衛生面や商品欠品の顧客のクレーム、大幅に増えた従業員の管理等、これらの業務に毎日追われる店舗従業員の疲労は限界に達していました。
増え続ける人員や業務に対し、A社は10数年使用していた勤怠管理システムの見直しを行って、大幅な業務改善と収益増加に成功しました。A社は、現場の数々の課題に対し、どのような解決策によって、業務改革に成功したのでしょうか。

現場の声① 「お客様も業務も増えすぎて、作業分担自体が大変で、業務が上手く回りません。」

■現場の課題

YマネージャーはM地区エリアの店舗を担当していました。彼は、毎日のように発生する店舗間のシフト調整に頭を悩ませていました。

これまでシフト表は、Excelで作成したり、単純に紙に書いたりして、休憩室に貼り出していました。シフト作成時には、店舗責任者にシフト表をFAXしてもらって、どこの店の人が空いているのかを確認し、シフトが埋まっていない店舗への支援人員を手配します。しかし、各従業員の個人事情、店舗周辺イベント、チラシ、タイムセール、など、繁忙時間帯に入れる人を確保するのはとても大変でした。
また、店舗には、精肉・鮮魚・青果・食品・惣菜・店舗管理の6部門があり、それぞれの事情も異なるので、さらに大変でした。

■解決策

一番面倒なシフト作成作業は、新しい勤怠管理システムの「予測シフト機能」を活用して、自動作成するようにしました。

その日の予算、周辺イベント、天候、過去の売上傾向などから売上予測を行い、予測された売上に対して売場毎に必要な従業員数を算出し、従業員の雇用契約、個人情報、本人の希望、他の従業員との相性等を元に、予測シフト機能で自動的にシフトを売場毎に作成します。

店長やマネージャーは自動作成されたシフトを微調整するだけで済むので、負担は大幅に軽減され、作業時間も削減されました。

現場の声② 「複雑な加給制度のため、いまどれくらいの人件費が掛かっているかわかりません」

■現場の課題

食品スーパーの原価には、仕入、人件費、物流費、管理費、などから成ります。従業員に関しては、採用・退職、店舗や売場の異動、昇給が頻繁に起こり、時間帯ごとの加算も毎月変動するため、複雑で、人件費は月末にならないと把握できませんでした。

■解決策

新しい勤怠管理システムの「予実管理機能」を活用し、人件費計算をリアルタイムで行うようにしました。

この機能は、店舗、従業員、売場毎の時給だけでなく、時間帯と曜日に基づく追加手当や、従業員の昇給と異動の履歴など、全てのデータを網羅して、人件費を計算します。従って、シフトスケジュールを作成する際に、見込まれる人件費を自動的に計算できます。

実際の勤務で現実に発生した人件費も計算できるので、予定、実績、予実差を日単位・月単位で確認できます。もし人件費が基準値を超えそうになった場合、アラートが通知され、店長に計画の変更を促します。これにより、店長の人件費管理に対する意識が向上しました。

現場の声③「シフトを組む際に、本当に必要な人数、労働時間がわかりません。」

■現場の課題

店舗では、店長が長年の経験を頼りにシフトを作成していましたが、それを実行してみると、思った通りにはことが進まないことがあります。来店客が予想以上で、予定の人員では人数が足りなくなった場合には、予定外の従業員に勤務してもらうことがあり、逆に、店舗が暇な時に従業員が過剰に配置される無駄な人件費が発生していました。

また、従業員が多いので、誰がどこで何をしているか、どれくらいの忙しさなのか、簡単には把握できません。タイムカード通りに全員が忙しく働いていると見なしますが、結果的に、人件費が毎月予算を超えてしまい、困っていました。

■解決策

人件費の無駄を減らすために、新しい勤怠管理システムの「予測シフト機能」と「ワークフロー機能」を活用することにしました。

まず、予算達成に必要なシフトを自動的に生成し、シフト時間外の勤務を制限するルールにしました。さらに、勤怠打刻は生体認証によって行うため、他の人が代わりに打刻することはできなくなりました。

また、シフト時間外の残業は、ワークフローで、理由と時間を記入し、残業申請をするようにしました。これにより、従業員も無駄な勤務を抑制する効果が生まれました。

現場の声④「勤務内容に問題があっても、翌月にならないとわかりません。」

■現場の課題

シフト管理はExcelで行い、勤怠は紙のタイムカードで記録していました。これらのデータは人事部に送信しています。

しかし、後から残業時間が多いと指摘されることが頻繁にありました。最近では、留学生が週29時間働いていたことが発覚し、問題が起きました。これらの問題を事前に把握し、対処できませんでした。

■解決策

新しい勤怠管理システムの「労務アラート機能」で、リアルタイムで労働時間を分析できるようになりました。

この機能はシフト作成時、日次勤怠チェック時、月次締め時などに、働き過ぎや法律違反が予想されると、それを事前に警告します。これで、問題が発生する前に対策がとれます。コンプライアンス順守は企業の基本であり、この機能でそれを強化しています。

現場の声⑤「人手不足で平日休日問わず業務が忙しく、時給を上げてもすぐに人が辞めてしまう。」

■現場の課題

コロナ禍により業務や作業が増加し、従業員の採用を増やしていますが、彼らは早期に離職してしまいます。

以前より時給を引き上げて採用活動を行っていますが、効果がでません。業務に習熟した従業員が離職すると、再び新たな従業員を教育する必要があり、教育時間がかかります。

■解決策

社員のモチベーションを高め、退職率を減少させるために、給与以外の手当を提供する「社員ポイント制度」を導入しました。これは新しい勤怠管理システムの追加機能を利用して実現しました。

通常、時給は従業員がどれだけ頑張っても、その時給以上の収入を得ることはできません。しかし、社員ポイント制度では、従業員の努力に対する報酬を、明確かつ公平な方法で提供します。

この制度では、MVP、皆勤賞、誕生日賞、売上達成賞など、従業員の個人的な成績や貢献に応じてポイントを即座に付与します。給与とは異なる形での報酬を随時与えることにより、従業員のモチベーションを刺激し、退職率を低下させられます。

さらに、ポイントは150以上の異なる他社の商品やポイントに交換できるため、従業員には非常に魅力があります。

ガルフネットの勤怠管理システムは、食品スーパーの悩みを解決し、業務改善を実現するための新しい仕組みです。

ガルフネットの勤怠システムは、30,000店舗の多拠点展開企業と20万人以上のその従業員に利用されてきた、25年以上の経験とノウハウを集約したシステムです。

コロナ禍において、スーパー業界は大きな変革を迎えています。現代の「ニューノーマル」の時代において、従来のやり方では対応しきれない状況が世界中で広がっています。

また、今後、ITオートメーションと呼ばれるシステム中心の時代が到来すると予測されており、業務の改善と生産性向上は極めて重要です。
このような状況下では、業務を支援する、新しいソリューションを導入する必要があります。
新しいガルフネットの勤怠管理システムを導入することで、スーパー業界における業務プロセスを効率化し、競争力を維持・向上させる機会が得られます。是非、ご検討ください。