コロナ禍で従業員が急増！食品スーパーA社が大幅な業務改善と収益拡大に成功した秘策とは？

従業員が急増し現場が混乱していた食品スーパーの業務を大きく改善した勤怠システムを紹介します

ここは地方では非常に有名な、数十店舗のスーパーを経営するA社。

コロナ禍で売上や客数は大幅に増えたが、大量の納品、消毒作業、キャッシュレス対応など、これまで以上に新しい業務や慣れない対応に追われることになった。人手不足となり人員採用を強化して従業員数が急増。
店舗は回るようになったが、シフト配分が複雑になり、人件費が大幅に増加した。非常事態宣言の売上への影響も大きく、会社も新しい経営体制に刷新され、原価削減や利益の確保が各店舗へ強く指導されるようになった。

このような状況下で現場ではコロナ禍でのストレス、衛生面や在庫商品に対する顧客のクレーム、大幅に増員した従業員の管理、日常業務に毎日追われるA社の現場担当者の疲労は限界に達していた。
増え続ける人員や業務に対し、新しい経営体制のA社は十数年使用していた勤怠システムの見直しを行い、大幅な業務改善と収益増加に成功した。果たしてA社は現場の数々の意見・課題に対し、どのような解決策を行い、業務改革に成功したのだろうか。

現場の声① 「お客様も業務も増えすぎて作業分担が大変で日常業務が回りません」

■現場の課題

YマネージャーはM地区エリアの店舗を管理していたが、毎日店舗間のシフト調整の話ばかりでうんざりしていた。

これまでシフト表はEXCELや紙に線を引いて休憩室に貼り出していた。毎回店舗責任者にシフト表をFAXしてもらい、どこの店の人が空いているのかを確認して人を埋めるのだが、個人それぞれの事情、店舗周辺イベント、チラシ、タイムセールなど、繁忙時間帯に入れる人を確保するのが大変な状況。
売場だけでも精肉・鮮魚・青果・食品・惣菜・店舗管理などの6部門あり、それぞれの事情も異なるので管理が大変だった。

■解決策

一番面倒なシフト作成をシステムが自動で行う「予測シフト機能」をフル活用した。

その日の予算、周辺イベント、天候、過去の売上傾向などから売上予測を行い、予測された売上に対し、従業員の雇用契約、個人情報、本人の希望、他の従業員との組み合わせなどを元に、売場毎で必要な従業員数とシフト予測AIで計算したシフトを売場毎に作成。

店長やマネージャーは自動作成された後のシフトの微調整だけで済むので大幅な負荷軽減ができ、シフト作成に掛かる時間と業務負荷を大幅に削減した。

現場の声② 「時給の異なるあちこちの売場で働くので、結局いくら人件費が掛かったのかわかりません」

■現場の課題

食品スーパーの原価といっても仕入、人件費、物流費、管理費などたくさんある。特に急増した従業員については、採用と退職の出入りが激しい上に、店舗異動、売場異動、昇給、時間帯別の加給などが毎月変わるため、人件費なんて月が締まった時に計算される総合計以外わからない。

■解決策

人件費計算をリアルタイムに見ることができる「予実管理機能」を活用した。

店舗毎、従業員毎、売場毎の時給はもちろん、時間帯別・曜日別の加給、従業員の昇給履歴や異動履歴など全てのマスタを網羅しているので、シフトの線を引くだけで従業員の人件費を自動で計算する。

勤怠打刻を行った後は実際に掛かった人件費を計算するので、予定、実績、予実差を日単位、月単位で確認できる。
人件費が規定値を超える場合はアラートを出して計画の変更を促し、店長の人件費の管理意識を変えた。

現場の声③「人が多すぎて、シフトを組むのに本当に必要な人数、労働時間がわかりません。」

■現場の課題

店舗では部門責任者が長年の勘でシフトを作成するが、実際に店舗を営業してみると思った通りにいかない。予想以上に混雑しお店が回らず余計に働いてもらったり、暇な時は人が多すぎてやることがないこともあり、無駄な人件費が発生している。

従業員が多すぎて、誰がどこで何をしているか完全に把握できない。出勤簿通りに働いているのだろうとタイムカードをめくら承認しているが、人件費が毎月予算オーバーしてしまい困っている。

■解決策

店舗の従業員の無駄をなくすため「予測シフト」「ワークフロー」機能を活用。

予算を達成するのに必要なシフトを自動作成し、シフト時間以外の勤務を認めないように制御。勤怠打刻もなりすまし防止の生体認証で行うので、他の人が代わりに打刻をすることはできなくなった。

シフト外の残業時間は全てワークフローで理由と時間を記入して残業申請が必要になる。働いている人も残業申請の行為がハードルとなり、安易に残業代がもらえなくなるので、無駄な勤務をしないようになった。

現場の声④「勤怠は締まらないとわからないので、勤務内容に問題があっても翌月にならないとわかりません。」

■現場の課題

シフトはEXCEL、勤怠打刻は紙のタイムカードで勤怠データは一応集計して人事へ送っている。

しかし、後になってから直近6ヵ月の残業時間が80時間をオーバーしているとか、月残業45時間の回数が多いとか人事に指摘され、その都度シフトを作り直すので現場も混乱してしまう。
先日も留学生が週に29時間働いていることが後からわかって大騒ぎになってしまった。もっと事前に気付いて対処したい。

■解決策

リアルタイムな労働時間を分析する「労務アラート機能」にて事前に気付くことができるようになった。

コンプライアンス順守は今や企業にとっては当たり前。
シフト作成段階、勤怠日次チェック、月次締めなどの各段階で予定されているシフトや労働時間から働き過ぎを防止し、労基違反の勤務はできないように労務アラートを出す機能がある。
働いてからではなく、働く前に法律違反や働き過ぎに気付くことができるようになった。