「物流の2024年問題」を解決！運送業界に最適な勤怠管理システムとは
2024年に適用された働き方改革関連法の改正に伴い、運送業界は大きく変わろうとしています。勤怠管理の見直しを余儀なくされ、収益に影響を及ぼしている事業者も少なくないでしょう。時代の変化に対応するためにも、最適な勤怠管理システムの導入が必要です！
【INDEX】
運送業界に見られる勤怠管理上の課題とは？
2024年４月から始まった時間外労働の上限規制、いわゆる「物流の2024年問題」。ドライバーの働き方改革を進めるための法改正ではありますが、それに伴い、勤怠管理に苦心している事業者も多くみられます。勤怠状況を把握しにくく、シフト作成も大変な運送業界で、法令に遵守した勤怠管理を進めるために、まずは現状の運送業界が抱える勤怠管理の問題点から探っていきましょう。
課題01：慢性的に人手が足りない
運送業に携わるドライバーには、主に以下の勤務形態があります。
- 地元を中心とした輸送業務。原則1日で仕事が完結し、日をまたぐ勤務にはなりません。
- 引越し便やピッキング作業を含む勤務形態。運転以外に積み荷作業の業務を多く含みます。
- 長距離輸送のドライバー。長時間労働や過重労働になりやすい勤務形態です。
それぞれの勤務形態によって事情や問題点は多少異なりますが、いずれにしても法改正に応じて勤怠管理を見直す必要があるでしょう。
「物流の2024年問題」による影響
もともと運送業のドライバーは、低賃金や労働環境の懸念から慢性的に人手不足が課題とされていました。そこへ追い打ちをかけるように適用されたのが、2024年の働き方改革関連法の改正です。時間外労働が年間960時間の罰則付き上限規制が適用され、拘束時間や休息時間などに上限規制が設けられました。これにより、ただでさえ人手が不足している中、法令が定めるルールの中で人員配置をやりくりせねばならず、そのハードルが上がっているのです。
加速化する人材不足
働き方改革関連法はドライバーの労働環境に配慮したものですが、一概に喜ばしいとは限りません。今まで１人で業務を担ってきた長距離ドライバーは、長時間労働ができなくなったために給与が減り、それがきっかけで離職してしまうケースもあります。事業者側の対応としては、１人あたりの拘束時間を削減するために、複数のドライバーに分担してリレー輸送するなど、勤務体制を組み直す工夫が必要になります。リレー輸送をするためには、今まで以上に人手と人件費が必要です。それなのに勤務時間の削減のために給与が減り、離職者が増えてしまうような状況になれば、ますます人材の確保が困難になってしまうのです。
増加する業務負担
近年、物販のEC市場は拡大化しており、物流ドライバーは需要が高まっています。にもかかわらず、人手が足りず時間内にこなせない分量の業務を抱えているのが現状。宅配便のドライバーの場合、不在による再配達への負担が大きく、過酷な長時間労働に頼らざるを得ないところが多くありました。置き配が増えたため幾分負担が軽減されているところもありますが、法改正に伴い大手企業が労働時間の削減に取り組んだ結果、下請け会社にしわ寄せがきてしまうケースもあります。かえって業務負担が増えてしまった下請け会社では離職者が増え、それが人材不足の一因となり、悪循環を招いているのです。
課題02：勤怠状況の把握が難しい
「物流の2024年問題」に対応するために、労働時間の短縮に取り組んでいても、実際に行うのは至難の業です。そもそも物流・運送は、勤怠状況の把握が難しい業界。労働時間と休憩時間との境界線もあいまいでした。
非運転時間は労働時間か？
労働基準法における改善基準告示での主な内容としては、「連続運転時間は４時間以内」に加えて「運転４時間以内または４時間経過直後に30分の休憩」を確保することが求められています。ところが、運転していない時間にも「積み荷などの作業をしている」「顧客からの連絡を待っている」など、休憩はしていないが稼働していることがあります。この場合、労働とみなすか休憩とみなすかが不明瞭になりがちですが、細かく明確化しなければ正しい勤怠管理が行えず、法令違反につながる恐れもあります。
トラックの荷待ち問題
物流・運送業界で長く問題とされていたのが、トラックの「荷待ち時間」です。「荷待ち時間」とは、荷物の送り主などの都合で、荷物の積み下ろしのために待機している時間のこと。例えば大きな物流センターでは多数のトラックが集結するため、長い待ち時間が発生します。こうした荷待ち時間も、労働時間として記録しなくてはなりません。業務の効率化を図るためには、正確に勤怠管理をする一方で、荷待ち時間を削減するためのシステムが必要です。
課題03：シフト作成が難しい
「物流の2024年問題」に対応するためにも、運送業界は改めてシフト作成の精度を高める必要があります。しかし前述したように、勤務状況が把握しにくいということは、シフト作成の難しさにもつながっているのです。
日をまたいだ勤務や変動労働制
運送業界では24時間体制でのシフトパターンを複数運用しているなど、複雑なシフトを作成し管理している企業も少なくありません。長距離ドライバーの場合は日をまたぐ勤務が多いため、イレギュラーなシフト組みが多く発生します。業態によっては、年末年始やお盆時期といった繁忙期があり、変動労働時間制を採用している企業も多くみられます。こうした状況では、労働時間の自動集計が難しく、アナログでの計算を余儀なくされていると、一層シフト管理が煩雑になりがちです。
勤務体系が複雑
運送業界では、正社員やパート、アルバイトなど雇用形態が多岐にわたるため、シフト作成が難しいのが問題です。ドライバーのほかにも、荷物の仕分けや事務作業をするスタッフなどさまざまな職種の人がいます。雇用形態や勤務時間もそれぞれ異なり、複雑な勤務体系に対応したシフトを組むことに頭を悩ませている事業者も少なくないでしょう。
課題04：管理システムの機能が不十分
課題01～03で述べてきた問題を根本的に解決するには、管理システムから見直す必要があるかもしれません。現状の勤怠管理システムがうまく機能していないと、以下のような不具合が起こりがちです。
不正やミスが起きやすい
2024年の労働基準法の改正に対処するためには、ドライバーの労働時間を正確に管理することが重要です。ところがアナログで行っている部分があったり、管理システムの機能が不十分だったりすると、不正打刻や集計ミスなどが起こりかねません。また、多様な業態のスタッフを管理する上では、仕事が煩雑になりがちで、人的エラーも起きやすくなる懸念があります。
管理者も従業員も使いにくい
登録されたデータを一括で管理できない環境にあると、どこかで漏れや入力ミスが出るおそれがあります。管理スタッフ側としては、手作業での転記ミスをできるだけなくし、手間を減らしたいところです。ドライバーなどの普段あまりデジタルになじみの少ないスタッフにとっても、使いやすいシステム構築は欠かせません。
運送業界の勤怠管理システムに必要な機能はコレ！
2024年の法改正に対応し、長時間労働にならないための勤怠管理システムを導入する必要があります。ここでは運送業界にとって適切かつ有効な勤怠管理システムについて解説しましょう。
必要な機能01：正確な勤怠時間を記録する機能
まずは勤怠管理システムを導入することで、ドライバーをはじめとする従業員の勤務時間を正確に記録しなくてはなりません。時間外労働の法令違反を防ぐ打刻機能はマストです。顔認証による打刻で、タイムレコーダーやシフト管理を行うのもよいでしょう。生体認証以外では、GPS情報と合わせて記録する方法が、運送業界には適していると思われます。
トラックなどへの搭載が義務化されているデジタコ（デジタルタコグラフ）を利用して、従業員アプリと連携すれば、出庫・入庫の時刻などからドライバーの勤務時間を自動で取得することができます。このシステムを導入することで、勤務時間の誤差が生じるリスクが減り、労務管理の効率化が実現できます。
必要な機能02：運送業界に対応したシフト作成のサポート機能
複雑な勤務体系でシフト組みに頭を悩ませる運送業界において、シフトが自動作成できるシステムは欠かせません。あらかじめ労基法や就業規則、契約条件などのルール違反にならないよう設定したうえで、シフトを自動作成できるシステムがあるといいでしょう。従業員が自身の希望する勤務日や休暇日を申請できる機能があれば、管理者側とのマッチングや調整もスムーズに行えます。シフト作成にかかる時間が大幅に短縮できるのはもちろん、働く側も要望がかなえられ満足度が上がるでしょう。
必要な機能03：法改正に対応した労務アラート機能
2024年の法改正に対応した「残業時間アラート機能」をつけることで、時間外労働の上限規制を超えないようチェックすることができます。また、勤務間のインターバル時間がリアルタイムで把握できる機能があれば、「ドライバーの連続運転４時間以内または４時間経過直後に30分の休憩」を行うという法改正にも対応可能。連続運転4時間を超えるとアラートが出るので、すみやかに30分の休憩を取ることができます。
有給休暇の取得日数なども一目瞭然でわかる機能があれば、本人と本部、双方がマネジメントできるようになります。本人が自身の働き方に気づけるきっかけにもなることでしょう。
必要な機能04：従業員にとってうれしい機能
運送業界で働く人は高齢化傾向にあり、ドライバーも職種柄、デジタル機器になじみが薄い傾向にあります。運送業界でもデジタル化の推進は必須ですが、タブレットなど操作しやすい機器を導入して、業務の効率化を進めるのが重要です。タブレット端末は画面が大きいので高齢者にも扱いやすく、直感で操作しやすいため導入しやすいかもしれません。
また、従業員の働く意欲を上げるのに、付帯サービスもあるとなおよいでしょう。例えば月の目標を達成した人や、業務上で何か貢献した人に対して、企業通貨アプリでポイントを発行、付与するものです。貯めたポイントは電子マネーや買い物の決済などに使えます。システムを導入することによって、より従業員が働きやすくなり、離職を防ぐことにもつなげられます。
運送業界において勤怠管理システムの導入がもたらすメリットとは？
最後に、先述した機能を備えた勤怠管理システムを導入すると、物流・運動業の事業者や現場スタッフにどんなメリットがあるのかをご紹介します。
メリット01：労働環境が改善できる
大きなメリットとしては、業務負担の軽減が挙げられるでしょう。恩恵を受けるのは、システムを利用して管理を行う事業者側だけではなく、現場で働くスタッフも含まれます。
管理者のメリット
勤怠データが自動的に入力・集計できるようなり、勤務時間を集計する手間を削減できれば、管理スタッフの負担が大幅に軽減されます。また、勤怠管理システムと給与計算ソフトとの連携ができることも、大きなメリットでしょう。早朝・深夜勤務の割り増し賃金や、職種によって時給に差がついている場合、今までは給与計算に煩雑な時間を取られていたものが、一括管理によって給与計算もスムーズに行えるようになります。
従業員のメリット
ドライバーの勤怠管理には、デジタコの出庫帰庫などのデータを読み込むことで、タイムカードの打刻や出勤簿の記録といった煩わしさが軽減されます。また、他の職種のスタッフについても、タブレットやICカードリーダー、スマホなどさまざまな機器からデータを取得でき、勤務時間の記録がスムーズになります。勤怠管理システムの導入によって、勤務希望や休暇の申請がしやすくなることも、働きやすさにつながるでしょう。
メリット02：コンプライアンスを強化できる
従来のタイムカードや出勤簿といったアナログな方法では、管理が大雑把になりやすく、不正が起きやすい傾向にあります。「物流の2024年問題」に適切に対応するためには、勤怠管理システムの導入は欠かせません。出退勤の時間や場所、休憩時間や休暇日の取得などを、データとして正確に把握し、不正リスクを減らしましょう。データをもとに適切な指導やサポートをすることで、労働基準法違反を防ぐことができます。勤怠管理システムは、事業者のコンプライアンス強化に大きく貢献することに間違いありません。
メリット03：管理負担を軽減し、業務の効率化へ
勤怠管理システムを導入することで、今まで負担となっていた勤怠管理の煩わしさが軽減されます。その分、管理者側として重点を置いて取り組みたいのが、業務の効率化を進めることです。勤怠管理のみならず、業務のデジタル化やDX化は、物流・運送業界において急務といっても過言ではありません。「物流の2024年問題」に伴い、ドライバーの時間外労働時間や休日労働が制限されることで、収益減を懸念している企業も多いことでしょう。そこで業務に応じた受発注システムや、トラックの予約受付システムの導入、異業種での共同輸送など、各企業がさまざまな取り組みを行っています。効率化によって運べる荷物量を維持できれば、売り上げの減少・利益率の低下といった問題にも対応し、新たなビジネスチャンスにつなげられる期待が持てます。
ガルフネットの勤怠管理ステムは運送業界にも対応！
ガルフネットが提供する勤怠管理システムは「ガルフCSM」といい、これまで約25年にわたり、飲食業界や小売業界、そして物流・運送業界にも多数導入いただいてきました。ここでご紹介した運送業界の勤怠管理システムに必要な機能は、もちろん全て搭載しています。その他にも業務の効率化、スタッフのモチベーションアップに役立つ機能、連携アプリが豊富に揃い、時代の変化、業界のニーズ、法律の改正などに合わせて順次バージョンアップもしています。
新たに勤怠管理システムの導入、入れ替えを検討されている物流・運送業の事業者様で、より詳しい情報が欲しい、導入や運用に関する相談がしたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
