ホテル・旅館業特有の労務課題を解決
ホテル・旅館業界は、大きく変わろうとしています。コロナ禍を経て、インバウンド需要の回復、ホテルの建設ラッシュ…。この間に、ホテル・旅館業界で働く人材の流動も少なくなかったはずです。事業の安定化を図るうえでも、今こそ勤怠管理システムの導入を進めましょう！
【INDEX】
ホテル・旅館業にありがちな勤怠管理上の課題とは？
コロナ禍という激動の時期を経て、ホテルや旅館を営む事業者は目下、さまざまな取り組みをされていることでしょう。その中でも重要な位置を占めるのが、勤怠管理です。人材を最大限に生かし、事業を順調に進めるためにも、勤怠管理のデジタル化は必須。まずは勤怠管理の現状を把握し、課題を洗い出すことから始めましょう。
課題01：深刻な人手不足
もとよりホテル・旅館業界は、季節や時期によって必要とされる人材に波があり、働くスタッフも流動的でした。そこへ2020年の新型コロナウイルスの感染拡大が生じ、ホテル・旅館をはじめとする宿泊業は大打撃を受けました。事業回復には人材の確保が欠かせませんが、現状はどんな問題があるのでしょうか。
需要は増えるが、人手が足りない
コロナ禍の影響で、最も影響を受けた業界のひとつがホテル・旅館業界です。従業員を削減するなど、事業縮小を余儀なくされた事業者も少なくないことでしょう。ところが、人の流れが戻り、国内旅行やインバウンド需要が急激に回復する中で、今度は圧倒的な人手不足に陥っています。一度離職によって流失した人材を、元に戻すことは容易なことではありません。
未来を担う正社員が少ない
ホテル・旅館業は多くの人が働く現場ですが、アルバイトやパートといった非正規雇用が圧倒的に多く、正社員が少ないことが問題とされています。他の業界と比べると賃金が低く、土日祝日は休めないことなどもネックとなり、なり手が少ないのです。正社員が少ないことは、長年働いてスキルを積む人材が減り、管理者が不足するといった懸念もあります。事業の将来を考えるうえでも、正社員の確保は欠かせない課題と言えるでしょう。
外国人スタッフの雇用
慢性的な人材不足に悩まされているホテル・旅館業界において、今後期待されるのが外国人スタッフの雇用です。インバウンド需要が急拡大している現在、外国語が話せるスタッフがいることは大きなメリットになるでしょう。フロント業務など、ホテル業務では大いに活躍できる職種があります。その反面、制度や手続き上でクリアすべき課題もあります。宿泊業で外国人を雇用するには、在留資格を持つ人材を採用することが必要になり、それぞれの在留資格でできる業務が決まっています。この基準をクリアしなければ、出入国在留管理庁から在留資格を認められず、人材を採用できないのです。
新しい働き方の取り組みと課題
リゾート地の施設で住み込みながら働く「リゾートバイト」は昔からありますが、昨今では働き手がシニア層にも広がっています。また、スマホアプリを使って登録し、短時間のアルバイト契約を結ぶ、いわゆる「スキマバイト」需要が拡大しています。宿泊業においても、「スキマバイト」を通じた採用は、急拡大している傾向にあります。こうした新しい採用システムは、すぐに働き手が欲しい雇い手側にとっても、気軽に応募できる働き手側にとっても大きなメリットと言えます。しかし、面接で事前確認ができない、働く側から直前にキャンセルが発生するリスクがあるなど、雇い手側はデメリットにも注意が必要です。
課題02：職種が多岐に渡り、勤務形態がバラバラ
ホテルや旅館は、接客、調理、清掃、事務、営業、施設管理など、さまざまな職種の人たちで構成される職場です。職種が違えば勤務時間帯が違う、アルバイトや正社員などの雇用形態も違う…そのような状況で、ひとりひとりに対応した勤怠管理、シフト管理を行うことはかなりの難題と言えるでしょう。
職種が多岐にわたっている
ホテルや旅館では、さまざまな職種の人たちが働いています。ホテルなら、宿泊の受付や管理をするフロントクラークや、宿泊客の送迎や自動車の手配などを行うドアマン、宿泊客の荷物を運んだり宿泊客を部屋まで案内したりするベルスタッフ、大手ホテルなら専門のコンシェルジュを設けているところもあります。旅館の場合には、こうした接客業務の多くを仲居が担っているでしょう。また接客業務のほかに、調理スタッフや清掃スタッフ、本部の管理スタッフなど多岐にわたった職種の人たちが、それぞれの時間帯で働いており、勤怠状況の確認・管理を行うだけでもかなりの労力です。
給与や勤務形態が異なり、管理が複雑
職種によって勤怠状況が異なるだけでなく、正社員だったりアルバイトだったりと、勤務形態もさまざまです。基本給や各種手当がどうかといった給与体系も異なり、ひとりひとり正確に管理することは至難の業といえます。さらに、ホテル・旅館業は年中無休の24時間体制なので、それぞれの職種がそれぞれの勤務時間帯に稼働しており、シフト管理は一層の複雑化が避けられません。
課題03：24時間体制のため、シフト管理が複雑
年中無休で稼働しているホテル・旅館業界では、従業員のシフトを管理する上でどのような問題に直面しているのでしょうか。ここではホテル・旅館業界特有の働き方を含め、詳しく説明していきます。
24時間年中無休でのシフト管理
ホテルや旅館の多くは定休日がありません。年中休まず稼働しているため、365日24時間体制でシフトを組む必要があります。フロントは、24時間シフトが必要となる代表的な業務のひとつ。また、調理スタッフや清掃スタッフの場合は、早朝や深夜のシフト組みが必要になります。それぞれの職種によってシフトの組み方が異なるので、その分、管理が複雑になってきます。なお、旅館の仲居の場合は、24時間シフトで組まれることが一般的で、日をまたいで勤怠管理を行う必要があります。
労務管理が難しい
年中無休で稼働していると、従業員には長時間労働やサービス残業などで負担がかかりやすい傾向にあります。深夜労働に対しては、フレックスタイム制の場合でも、割増賃金を払わなくてはなりません。また、長時間労働の間には、労働と休憩の境目があいまいな状況も起こりがちです。例えば、「着替えの時間は労働時間に含まれるのか？」「作業と作業の間の待機時間は休憩時間になるのか？」といった場合はどうでしょうか。労働時間は、「使用者の拘束下に置かれている」状況をさすため、いずれも労働時間とみなして計算しなければなりません。こういったルールや決まり事を踏まえて正しく労務管理を行うことは簡単ではありません。
業界特有の「中抜け」勤務
ホテル・旅館の仕事には「中抜け」という独特のシステムがあります。主に旅館の仲居に多く見られるシフトです。主に朝食や夕食といった忙しい時間帯に働き、日中の空いている時間に長い休憩がとれる勤務形態です。休憩時間には外出ができるので、自由時間を活用して観光や買い物などができるのが利点。半面、丸1日の休日が少なく、１日の拘束時間が長く感じやすく、朝が早く夜は遅いシフトのため、管理者としては労務管理に気を配ることが求められます。
課題04：勤怠管理が追いつかない
ここまで述べてきた課題を解決するには、勤怠管理、シフト管理のあり方そのものを見直す必要があるかもしれません。しかし、ホテル・旅館業特有の複雑な雇用形態では、管理が煩雑になりがちなのが大きな問題です。
雇用形態が多様なためシフト管理が大変
ホテル・旅館業は職種も勤務形態も多岐にわたっているため、従業員ひとりひとりに応じた勤怠管理を行うためには、大変な労力がかかります。正確な労働時間の把握が難しく、給与計算が煩雑になりがちです。管理部門の負担が大きいと、集計ミスやヒューマンエラーも起こりかねません。古い旅館などでは未だデジタル化に対応していないところも見られますが、管理の正確性、効率化を図るためには早急なシステム化が必要でしょう。
繫忙期にシフト変更が多発しやすい
年間を通して従業員の稼働が流動的なのが、ホテル・旅館業の特徴です。繁忙期になると短期のアルバイトが必要になり、従来のスタッフとの兼ね合いも考えてシフトを組む必要が出てきたり、急なシフト変更を余儀なくされたり、管理は複雑性を増します。忙しい時期に従業員から有給休暇を申請されることもあるかもしれませんが、法令上ではいかなる理由でも従業員が申請すれば休暇として認められることになっています。代わりのスタッフを新たに探す必要があり、繁忙期にいかに上手くシフト管理を行うかは、切実な問題と言えるでしょう。
ホテル・旅館業には、こんな勤怠管理システムが必要！
常に稼働しているホテル・旅館において、必要な場所で人員を確保し、適切なシフト表を作成し、勤務時間を把握することは容易ではありません。煩雑で手間のかかる勤怠管理を効率よく行うには、勤怠管理システムにどのような機能があればいいのでしょうか。ここではホテル・旅館業の特有の課題解決において有効な機能、その効果について解説します。
必要な機能01：多様な勤務体制に対応する勤怠管理機能
さまざまな職種や勤務形態の人たちが働くホテル・旅館こそ、勤怠管理システムの導入は欠かせません。日をまたいでの勤務、深夜勤務、中抜け勤務といった業界特有の勤務形態に対応可能なシステムであれば、勤務時間や休憩時間を自動で計算できるようになります。異なる職種や勤務時間の従業員を一括で管理でき、管理者の負担を大いに軽減できるはずです。
また、給与計算システムと連携できる機能があれば、変形労働時間制や雇用形態の違いによる複雑な給与計算も自動化できます。時給や労働条件が変更した場合の手間も減り、手入力によるヒューマンエラーを防ぐことにもつながるでしょう。
必要な機能02：従業員の手間の軽減をサポートする機能
勤怠管理システムをスムーズに導入するには、従業員にとって手間が少なく、使いやすいという点に配慮することが必要です。出退勤の打刻に関しては、顔認証などさまざまな打刻方法がありますが、ホテル・旅館で働く従業員には、ICカード認証によるタイムレコーダーや、スマホによる打刻が使いやすく適しているかもしれません。また、従業員のスマホに専用アプリを入れることも有効です。例えば、時間外労働や有給休暇を申請する際、従業員は自分のスマホから手軽に手続きが行えるため、たいへん手軽でスムーズです。さらに、急なシフト変更が起きた場合もすばやく告知や人員募集の対応ができるので、管理者側としても時間と労力の削減が期待できます。
必要な機能03：労務アラート機能
勤怠管理システムを導入する意義のひとつに、労務管理の問題があります。アナログでの管理ではあいまいになりがちな問題、例えば「労働時間や残業時間が規定に反していないか」「中抜け時間は適切に取れているか」といったホテル・旅館業に多く見られる状況にもシステムなら自動で対応。設定された労働時間や休憩時間を超えた場合にはアラートが出るので、すばやく気づくことができ、法令違反を未然に防いでコンプライアンス強化にもつながります。
さらに、有給休暇の取得日数なども一目瞭然でわかる機能があると、本人と本部、双方がマネジメントできるようになります。本人が自身の働き方に気づけるきっかけにもなることでしょう。
必要な機能04：外国人スタッフにも対応する多言語機能
外国人スタッフの雇用を見越して、多言語対応機能のある勤怠管理システムを導入することは、今後の雇用に大きく影響するかもしれません。出退勤の打刻や休暇の申請時にも、クリックひとつで言語を切り替えできるので、外国人にもスムーズに使いこなせるでしょう。さらに、外国人雇用の情報管理ができる機能があるとかなり便利です。これは外国人スタッフを雇用する際に、採用時の必要書類や管理項目をチェックできるもの。就労規定を遵守し、法令違反をしていないか、事前に気づくことができます。在留期限切れなどによる不法就労者の発生を未然に防ぐことができ、安心して外国人スタッフを雇用できます。
その他：省人化を実現する業務システム
その他にも、勤怠管理とは直接関わりませんが、業務をDX化することで勤怠管理の効率化につながると考えられるシステムがあります。例えば、IoTやAIを活用した無人化対応や、スマホを用いたオンラインチェックインといった、新しいシステムが考えられるでしょう。DX化を進めることで人員を効率よく配置でき、省人化が期待できます。
ホテル・旅館業は、利益率が低いことが課題でもあると言われています。勤怠管理の効率化につながる新しい取り組みを検討してみることで、他のホテル・旅館との差別化を図ることにもなり、将来的に業績アップへつなげられるかもしれません。
ガルフネットの勤怠管理ステムはホテル・旅館業界にも対応！
ガルフネットが提供する勤怠管理システムは「ガルフCSM」といい、これまで30年以上にわたり、飲食業界や小売業をはじめ、物流・運送業界、宿泊業などにも導入いただいてきました。ここでご紹介したホテル・旅館業界の勤怠管理システムに必要な機能は、もちろん全て搭載しています。その他にも業務の効率化、スタッフのモチベーションアップに役立つ機能、連携アプリが豊富に揃い、時代の変化、業界のニーズ、法律の改正などに合わせて順次バージョンアップもしています。
新たに勤怠管理システムの導入、入れ替えを検討されているホテル・旅館業の事業者様で、より詳しい情報が欲しい、導入や運用に関する相談がしたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
