ビルメンテナンス業界の勤怠管理の課題を解決

【INDEX】

• ビルメンテナンス業に見られる勤怠管理上の課題とは？
• ビルメンテナンス業界の勤怠管理システムに必要な機能は？
• ビルメンテナンス業界における勤怠管理システム導入のメリットとは？
• ビルメンテナンス業の勤怠管理システムはガルフネットにおまかせ！

ビルメンテナンス業に見られる勤怠管理上の課題とは？

コロナ禍以降、低迷していたビルメンテナンス業界全体の景気は、ゆっくりと回復傾向にあります。しかし、昨今の物価高によって、資材や光熱費の高騰が重くのしかかり、営業利益の面で頭を悩ませている事業者が少なくありません。さらに最低賃金の上昇に伴い、人件費も上がる一方。必要な人材を確保したうえで、採算がとれるようにするには、働く人をいかに活かすかが鍵です。そこで、ビルメンテナンス業特有の課題を洗い出したうえで、勤怠管理の見直しを始めていきましょう。

課題01：働き手の高齢化と圧倒的な人手不足

ビルメンテナンス業とひと口に言っても、行っている業務は多岐に渡ります。大まかに分類すると、以下の４種類に分けられます。

１．設備管理

電気通信設備や空調設備、ボイラー設備などが安全に運転できるよう、定期的に点検や整備・管理業務を行います。

２．保安管理

建物の防犯や防災のために、警備や巡回、駐車場の管理などを行います。

３．衛生管理

害虫・害獣駆除や水質管理、貯水槽の清掃、給水管の洗浄、室内空気質の測定・管理などを行います。

４．清掃管理

ビル内外の清掃業務を行います。

各ビルメンテナンス会社によって専門性があり、規模や状況も異なりますが、共通して言える問題点を挙げてみます。

高齢化問題が深刻

どの部門においても、ビルメンテナンス業の人事において最も懸念されているのが高齢化問題です。警備や設備管理は40代以上の中高年層の働き手が多く、清掃業務に関して言えば60代以上の高齢者によって支えられているといっても過言ではありません。清掃の現場スタッフはパートやアルバイトといった雇用形態で働く人が多く、働き手も流動的になりがち。保守点検や設備管理の技術者も高齢化が進み、貴重な知識や経験が失われつつあるのが懸念されます。

圧倒的な人手不足

人手不足が起きると、ひとりで担う業務負担が大きくなり、やむを得ず長時間労働になるケースもあるでしょう。そうなると作業員本人の健康に悪影響を及ぼすのはもちろん、作業の質が低下して、事故やトラブルが発生する要因にもなりかねません。また技術を継承する若年層や、マネジメントを行う中間層の人手が不足していることも問題です。ビルメンテナンス業は現場作業員の労働力に頼る面が大きいのですが、今後は効率化を図るために、デジタルを使って管理ができるスタッフの育成も必要となってくるかもしれません。

課題02：担当するビルや施設によって働き方が異なる

ビルメンテナンスの業務を行う場所（職場となるところ）は、ビルやオフィス、商業施設などさまざま。場所によって働く環境や条件が異なるため、勤怠管理における問題も各所ごとにきめ細かな対応が必要になります。

勤務スタイルが多様で、日をまたぐ勤務も

ビルメンテナンス業の特殊性は、その働き方の多様性にあります。ひとつのビルに常駐して勤務するほかに、企業や業務内容によっては複数のビルをローテーションで管理するケースもあります。業務を行うビルや施設によっては、日中の勤務だけでなく深夜に勤務することもあり、商業施設などでは日をまたぐ勤務が発生するところも。多様な働き方に対応して、労働時間と休暇を管理しなくてはなりません。

従業員の配置、シフト組みが大変

働き方が多様で複雑なため、従業員のシフトを組む大変さに頭を悩ませている企業も多いことでしょう。シフト制を取っている場合は早番・遅番・夜勤にそれぞれ従業員を配置し、日をまたぐ勤務があるときは翌日に休日を設け、正社員やアルバイト、パートといった勤務形態に応じて勤務時間を配慮しなくてはなりません。

日時を問わず緊急時の対応が必要

設備管理の場合は業務の性格上、深夜や休日に設備が故障したなど、緊急対応が必要な場合があります。商業施設の設備管理や保安管理は、テナントからのクレーム対応や設備の緊急トラブルなども発生やすい傾向に。イレギュラーな対応を従業員に求める際には、正確かつ迅速なマネジメントが必要になるでしょう。

課題03：勤怠管理に問題が起きやすい

ビルメンテナンス業では、担当するビルの現場スタッフと、勤怠を管理する本部との間に、物理的な距離があります。そのため、仮に勤怠状況に問題点があっても表面化するのに時間がかかるといったことが考えられます。

勤怠管理にミスが起こりやすい

従業員が働く現場は、管理スタッフのいる本社とは場所が離れているため、リアルタイムで出退勤の情報を把握しにくい状況にあります。そのため打刻のミスや虚偽が生じても即座にわかりにくく、不正打刻が起こりやすいといった懸念があります。

勤怠申請のあり方・手続きの問題

現場と管理本部が物理的に離れていると、従業員にとっては有給や休暇を取る際にもいちいち本部に申請するのに手続きが面倒です。緊急時でのシフト変更も、紙ベースで報告して手当てに反映するなど、手続き上で煩雑なところも見られます。これらを簡略化するには、デジタル化が欠かせません。

課題04：デジタル化が遅れがち

これまで述べてきた問題を根本的に解決するには、管理システムから見直す必要があります。ところがビルメンテナンス業界においては、勤怠管理システムがまだうまく機能していないのが現状です。

現場のビルによって状況が異なる

ビルメンテナンス業界は業務内容が複雑なため、勤怠管理も一筋縄ではいきません。その影響で、デジタル化が遅れる傾向にあります。勤怠管理システムを導入する際、ひとつのビルに常勤という形態であれば比較的導入しやすいのですが、複数のビルを担当する場合や、緊急の修理要請に対応する場合など、それぞれの業務内容によって現場の状況が異なるのが要因のひとつ。勤怠管理システムを導入しても、部分的にしか機能できず、管理できない部分は手作業で入力等を行っている場合もあるようです。

高齢化による問題

ビルメンテナンス業は概して従業員の年齢層が高めということも、デジタル化が遅れがちな要因です。手書きの勤務表を使うといった旧来のやり方で、出退勤を管理しているところも散見されます。

ビルメンテナンス業界の勤怠管理システムに必要な機能は？

勤怠管理システムを導入すると、シフト管理から給与計算まで一元化でき、労務管理が飛躍的に便利になります。ここではビルメンテナンス業界において導入しやすく、使いこなしやすい勤怠管理システムについて解説しましょう。

必要な機能01：正確に記録できる打刻機能

ビルメンテナンス業においてネックになりがちだった出退勤を正確に記録するには、ICカードやスマホ、タブレットなど、担当するビルの環境や現場に応じた機器が必須です。保守点検や修理業務では、タブレットで作業報告書を作成しているところもありますが、勤怠管理システムもデバイスを統一できると作業がいっそう楽になるでしょう。現場で従業員が打刻すると、管理側もリアルタイムで勤怠情報が把握できるのでミスや不正を防げます。

必要な機能02：緊急時にも対応するシフト調整と勤務報告機能

ビルメンテナンス業で起こりやすい緊急時のシフト調整も、勤怠管理システムを導入すればぐんと楽になります。急に作業員が必要になったとき、欠勤などで人が足りないとき、代わりの人を探してひとりひとりにメールや電話で確認する手間は要りません。シフトが空いている従業員をすぐに確認でき、必要な人員をスムーズに確保。自宅や外出先にいる従業員も、スマホのアプリから打刻でき、本部の要請に応じてすばやく対応できます。

必要な機能03：シフト作成が簡単にできる機能

勤怠管理システムの導入によって、シフト作成に頭を悩ませる時間も激減します。あらかじめ労基法や就業規則、契約条件などのルール違反にならないよう設定したうえで、シフトを自動で作成。従業員はスマホやタブレットから、勤務日や休暇日の希望を申請できます。さらにシフトに応じて、日をまたぐ勤務にも対応できる機能や、勤務間のインターバルを表示する機能を付けるといいでしょう。既定の労働時間を超過するとアラートが出る機能も、法令違反の防止に役立ちます。

必要な機能04：勤務形態に合わせて残業や給与計算ができる機能

勤怠管理システムを導入すれば、正社員やアルバイトなど、雇用形態に合わせて労働時間を設定し、残業時間や給与を算出するのも簡単に行えます。また、多種多様な職種にも対応し、設備管理においては第二種電気工事士やビル管理士といった資格手当にも対応。緊急時に対応した際も、時間外での対応を別途報告すれば、勤務時間の集計も自動で簡単に。現場毎の人件費を把握したいときも、集計が簡単に行えます。

必要な機能05：高齢者にも使いやすいデバイスや機能

勤怠管理システムを導入する際には、デジタルになじみの少ない高齢者にも使いやすい機器ややり方を考えるべきでしょう。画面が大きいタブレットなど、高齢者にも扱いやすく操作しやすい機器を導入することが重要です。移動の多い現場など、業務内容に応じて選ぶといいでしょう。

ビルメンテナンス業界における勤怠管理システム導入のメリットとは？

最後に、勤怠管理システムを導入すると、ビルメンテナンス業の事業者や現場スタッフにどんなメリットがあるのかをご紹介します

メリット01：管理の負担が軽減できる

出退勤の記録を正確に打刻ができるようになり、これまで勤務時間の集計や転記などに取られていた時間が、大幅に短縮できるでしょう。各現場の勤怠状況をリアルタイムに把握できるようになることで、それぞれの勤務状況に合わせたマネジメントがしやすくなります。

メリット02：労働環境が改善できる

適切なシフト管理によって、人によって残業が多くなる、休憩時間が不足するなど、不公平感（負担の集中）が避けられるようになります。そして長時間労働や法令違反のリスクからも回避できるようになります。また、従業員にとっても休日など希望を出しやすくなり、希望に合った条件で勤務シフトが決まることで働く意欲を高めることができます。

メリット03：本部と現場とのコミュニケーションがとりやすくなる

シフト変更の申請などの業務連絡が、スピーディーに行えるようになることも大きなメリットです。管理スタッフと従業員との連携がしやすくなり、従業員の離職の防止につなげることができるでしょう。離職を減らすことは、採用にかける時間やコストの削減になり、よりよい人員の確保につながります。

ビルメンテナンス業の勤怠管理システムはガルフネットにおまかせ！

ガルフネットが提供する勤怠管理システムは「ガルフCSM」といい、これまで30年以上にわたり、飲食業界や小売業界のほか、さまざまな業界に導入していただきました。ここでご紹介したビルメンテナンス業界の勤怠管理システムに必要な機能は、もちろん全て搭載しています。その他にも業務の効率化、スタッフのモチベーションアップに役立つ機能、連携アプリが豊富に揃い、時代の変化、業界のニーズ、法律の改正などに合わせて順次バージョンアップもしています。

新たに勤怠管理システムの導入、入れ替えを検討されているビルメンテナンス業の事業者様で、より詳しい情報が欲しい、導入や運用に関する相談がしたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。