ドラッグストア特有の課題とは？最適な勤怠管理システムを解説！

【INDEX】

• ドラッグストア特有の勤怠管理上の課題とは？
• ドラッグストアには、こんな勤怠管理システムが必要！
• ドラッグストアに勤怠管理システムを導入するメリットとは？  
• ガルフネットの勤怠管理システムはドラッグストア業界に対応！

ドラッグストア特有の勤怠管理上の課題とは？

ドラッグストアでの勤怠管理システムを考えるうえで欠かせないのは、現状の把握と、課題の洗い出しです。ドラッグストアでは日用品から雑貨までさまざまな商品を取り扱っていますが、中でも医薬品を扱っていることがこの業態の根幹といえるでしょう。そこで留意したいのは、ドラッグストア特有の資格保有者に対する勤怠管理です。

課題01：医薬品販売のために特定の職種を配置する必要がある

ドラッグストアで医薬品を販売するには、薬剤師、登録販売者といった資格保有者を常駐させる必要があります。それぞれの仕事内容と働き方は、どのように違うのでしょうか。

薬剤師について

薬剤師は、要指導医薬品や第1類～第3類医薬品まで薬の幅広い知識を持つ専門家です。処方せん薬の調剤、服薬指導のほか、薬品の管理や販売にも携わります。薬剤師として働くには、6年制の大学薬学部で薬剤師養成課程を修了し、薬剤師国家試験に合格して薬剤師免許を取得する必要があります。ドラッグストアで扱う市販薬の中でも、要指導医薬品や第1類医薬品に分類されるものは薬剤師が不在の場合、販売ができません。

登録販売者について

登録販売者とは、風邪薬や鎮痛剤といった主に市販薬の第2類医薬品、第3類医薬品を販売できる専門家です。薬剤師のように第1類医薬品は販売できませんが、薬剤師が不足していることや、国がセルフメディケーションを推進していることもあり、登録販売者のニーズは高まっています。令和5年には登録販売者制度が改正され、正規の登録販売者として働くには「薬を販売している店舗での実務経験が過去５年間に1年以上、かつ累計1,920時間以上（継続的研修と追加的研修の修了も必要）」に緩和されました。

これらの資格保有者のほかに、一般の販売スタッフとしてアルバイトやパートといった人たちでドラッグストアは運営されており、医薬品販売という観点以外にも、レジ打ちや商品の陳列、補充、店内清掃、在庫・発注管理など、業務の内容とそれに必要な人数に配慮して人員配置を行わなければなりません。

課題02：資格保有者を意識したシフト作成が必要

薬剤師や登録販売者といったドラッグストア特有の要件に対応したシフト作成には、どのような課題があるのでしょうか。

資格保有者に配慮したシフト作成

ドラッグストアでの勤怠管理を難しくしているのは、資格保有者へのシフト組みです。薬剤師や登録販売者が不在の時間帯は薬を販売することができないため、その点を配慮したうえでシフトを組まなければなりません。薬の販売ができない時間帯をできるだけ少なくするよう配慮しながら、各時間帯にバランスよく人員を配置することが求められます。

また、管理薬剤師や管理登録販売者といった役職にあると、薬機法（医薬品、医療機器等の品質、有効性及び安全性の確保等に関する法律）のルール上、自分の管理する店舗以外での勤務ができません。そのためチェーン店の場合、法令遵守のために、他店への応援勤務などができないよう、システム上での制御が必要になります。

資格条件や薬機法の変更対応

さらに注意したいのは、登録販売者の資格条件が緩和される傾向にあることです。具体的には、以前は「2年以上、累計1,920時間」の実務経験が必要だったのが、令和5年に「1年以上、累計1,920時間（継続的研修と追加的研修の修了も必要）」に改正され、実務経験の期間が引き下げられました。登録販売者は、薬剤師が不在でも一般用医薬品の販売ができる専門家として注目されていることもあり、今後も変わっていく可能性があります。さらに薬機法も、しばしば変更されることがあるため、そのつど現場が法令対応に追われる状況になることも課題と言えるでしょう。

課題03：業務内容が多岐に渡り従業員の負担が大きい

先述した資格保有者に特化した勤怠管理の問題のほかに、ドラッグストア全体におけるさまざまな課題についても説明しましょう。

ドラッグストアでは医薬品のみならず、化粧品、日用雑貨、食品など多岐に渡った商品を取り扱っています。そのため在庫管理に労力がかかり、従業員に負担が大きくのしかかっています。また、一般的に年中無休で営業時間が長いため、交代勤務のシフト作成も難しく、長時間の勤務になりがちです。棚卸やセール前の準備など、忙しい時期や時間帯を見越して必要な人数の配置を行わないと、特定の従業員に負担が集中する恐れもあります。チェーン店の場合は、店舗の拡大によって人手が不足しやすい傾向にあるので、人員配置には特に注意が必要でしょう。

しかし、足りない人員を補いたくても、管理薬剤師、管理登録販売者といった役職にある従業員の場合、勤務する店舗以外の店へ応援勤務はできません。人手不足の状況が解消できないと、その穴埋めを店長が代わりにこなすケースも生じてしまい、業務は多忙を極めます。そんな中で、店長が複雑な従業員のシフト管理を行うのは困難なため、人手不足のドラッグストアほど、効率の良い勤怠管理システムの構築は急務といえるでしょう。

課題04：デジタル化が遅れがち

ここまで述べてきた課題を解決するには、勤怠管理のデジタル化が欠かせません。それが実現できれば、きめ細かなシフト管理も可能になるでしょう。ところがドラッグストア業界では、意外にもシステムが進んでいない面があるようです。

実際のところ、出退勤の管理にはタイムカードを使うなど、旧来のシステムや独自のシステムを採用しているドラッグストアは少なくないようです。出退勤や休暇に関わる勤怠管理と、従業員の勤務日程を組んだシフト管理を、それぞれ別のシステムで行っているケースも多く見られます。情報システムが統合されていないと、管理や集計に手間がかかり店長や管理スタッフへの負担は大きくなるばかりでしょう。

勤怠管理システムのみならず、利便性の向上やサービスの強化などの目的でもDX化が必須です。例えばセルフレジであったり、在庫管理システムであったり、品出しや棚卸業務のロボット化なども考慮する必要があるかもしれません。まずは勤怠管理システムを足がかりとして、デジタル化を推進するべきではないでしょうか。

ドラッグストアには、こんな勤怠管理システムが必要！

ここでは勤怠管理システムを導入することで、ドラッグストア業界の特有の課題に対して、どのように解決できるかについて解説しましょう。ポイントとなるのは、薬剤師や管理販売者といった資格者の管理や制御をいかに行うかというところです。そのためには、どのような機能があればいいのでしょうか。

必要な機能01：シフト組みが自動で簡単にできる機能

課題02で説明したように、薬剤師や登録販売者が不在の際には医薬品の販売ができないため、資格者を中心としたシフト組みが必要になります。それぞれの勤務条件に合わせて、自動的にシフトを作成する機能はもはや必須と言えるでしょう。また、労務チェックも自動的に行えると、シフト作成が格段に楽になります。さらに資格者が不在の時間帯には、POSと連携して販売できないようにシステムを組むと、現場での対応もスムーズに行えるでしょう。

自動でシフト作成する機能は、資格者以外の一般スタッフにももちろん有効です。たくさんのパートやアルバイトを抱えるドラッグストアではシフト作成に苦労が伴いますが、その労力が激減するでしょう。

必要な機能02：シフトの変更や調整がスムーズにできる機能

さまざまな職種や勤務形態で働く従業員が多いドラッグストアでは、従業員の勤務状況をすばやく把握できるだけでなく、シフトの変更や調整がスムーズに行える機能が欠かさせません。特にチェーンストアの場合は、店舗によって従業員の過不足がないように調整できる機能があるといいでしょう。従業員の余剰や不足をシフト作成時に一覧で確認し、余剰のある店舗から不足している店舗へ従業員を割りあてることができます。管理薬剤師や管理登録販売者になると、自分の管理する店舗以外での勤務ができないので、他店への応援勤務ができないように制御することも必要です。

必要な機能03：勤怠管理と連携して人件費を管理できる機能

勤怠管理システムを導入すると、出退勤や休日・休暇、残業などの勤務状況を見やすく管理できるのはもちろんですが、それだけではありません。システムを一元化することで、異なる職種や勤務形態の従業員それぞれに対して実務時間を自動的に集計し、残業時間や法定労働時間の計算も簡単に行え、給与計算まで一括で管理できます。手入力で給与や賞与を処理する労力を、大幅に削減することができるのです。

これらのデータをシステム管理することで正確な人件費が把握でき、さらに店舗の売り上げや仕入れ・在庫管理と連携して、売上予測のシステムを構築することもできます。売上金額の予測結果をもとに、適正な人件費や仕入原価を自動で計算したり、損益のシミュレーションができたりするので、店舗のマネージメントがしやすくなるのは確実です。

必要な機能04：従業員が自分自身でシフトを管理できる機能

勤怠管理システムをスムーズに導入するには、従業員にも使いやすいよう配慮することが必要です。出退勤の打刻に関しては、ICカード認証によるタイムレコーダーや、スマホによる打刻が、ドラッグストアで働く従業員には使いやすく適しているかもしれません。また、従業員のスマホに専用アプリを入れてシフト管理を行うようにすると、従業員から希望シフトが申請できたり、休暇が申請できたりします。自分のスマホから手軽に行える点は、従業員にとって非常に便利な機能と言えるでしょう。

加えて、多くの従業員を抱える店舗では、急な欠員が出ることがしばしばあります。ですが専用アプリが入っていると、急ぎでシフト変更が必要になった場合も、管理側からのシフト募集に即時マッチングでき、シフト調整がスムーズに行えます。管理者と従業員の双方にとって、手軽でうれしい機能と言えるでしょう。

ドラッグストアに勤怠管理システムを導入するメリットとは？

最後に、先述した機能を備えた勤怠管理システムを導入すると、ドラッグストアの管理者や従業員にどんなメリットがあるのかをご紹介します。

メリット01：管理の負担が軽減できる

前述した「必要な機能：01、02、03」を導入することによって、今まで頭を悩ませてきた資格保有者を中心としたシフト作成に費やす時間が軽減され、業務の効率化が実現できます。勤怠管理の手間が省けることで、多忙な店長の業務負担が軽減でき、本部から店長へ、そして従業員への業務に関する連携もスムーズに。経営効率化へ取り組む余裕も生まれ、インバウンド需要が増加する中での店舗経営にも好循環をもたらすことでしょう。

メリット02：従業員のやる気アップと定着へつなげられる

「必要な機能：04」を導入すると、従業員にも恩恵をもたらすことができます。希望に合った条件で勤務シフトが決まるのはもちろん、適切なシフト管理によって長時間労働や法令違反のリスクを回避できることは、従業員のモチベーションに直結します。離職を減らし、各人のスキルアップへつなげられると、より良い接客、売り場作りにも貢献できるでしょう。特に慢性的な人手不足の薬剤師や、将来性が見込まれる登録販売者において、人材の確保は軽視できません！

ガルフネットの勤怠管理ステムはドラッグストア業界にも対応！

ガルフネットが提供する勤怠管理システムは「ガルフCSM」といい、これまで約25年にわたり、飲食業界や小売業界、物流・運送業界にも多数導入いただいてきました。ここでご紹介したドラッグストアの勤怠管理システムに必要な機能は、もちろん全て搭載しています。その他にも業務の効率化、スタッフのモチベーションアップに役立つ機能、連携アプリが豊富に揃い、時代の変化、業界のニーズ、法律の改正などに合わせて順次バージョンアップもしています。

新たに勤怠管理システムの導入、入れ替えを検討されているドラッグストアの事業者様で、より詳しい情報が欲しい、導入や運用に関する相談がしたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。